Электронная  канцелярия

Отличительная особенность электронной канцелярии Олимп – это её богатая функциональность, которая взяла начало от классического делопроизводства.

На крупном промышленном предприятии задачами секретаря (делопроизводителя) являются не только регистрация документов, но и масса других задач:

• определение руководителя, кому передать на резолюцию входящий документ
• подготовка предрезолюций
• доставка документа до исполнителя
• контроль возврата подлинника
• сводный анализ исполнения заданий
• контроль выполнения поручений
• формирование итоговой отчетности по неисполненным заданиям
• отправка исходящих документов
• поиск нужного документа по запросу
• печать, сканирование
• и даже хранение огромного количества документов. За все это отвечает хороший делопроизводитель.

Электронная канцелярия Олимп способная сделать работу хороших людей легче и эффективнее!

Автоматическая регистрация:

Автоматический контроль повторно поступивших документов

Система сама отлавливает документы, повторно входящие в организацию и предупреждает об этом.

Автоуведомления о возврате подлинника

Система предоставляет схему движения подлинника, а при несвоевременном его возврате уведомит регистратора.

Удобная система связей

Связи документов в Олимп предполагают возможность получения развернутой истории о всех взаимосвязанных документах, в том числе архивных, созданных в дополнение, в отмену или изменение.

Конструктор отчетов

Используя конструктор отчетов системы Олимп, сотрудник может создавать необходимые ему отчеты, не прибегая к помощи администратора или программиста. Так зачастую формируются отчеты по не исполненным или контрольным документам.

Гибкая система фильтрации

Система Олимп предоставляет возможность выполнять запрос на поиск документов используя строку фильтрации. Строка фильтрации позволяет сформулировать многовариантные условия поиска нужного документа.

Электронная канцелярия в системе Олимп – это инструмент организации цифрового делопроизводства. Этот сегмент аккумулирует всю информацию, относящуюся к документам предприятия. Он содержит историю работы пользователей; хранит все связи документов; информирует о сроке исполнения; включает все файлы, создаваемые с документом; дает ответы на вопросы исполнителей и ответственных по документу, а также результатах их работы.

Управление документами

Грамотное управление документами - это залог эффективной работы отдела, подразделения, службы и организацией в целом. «Управление документами» в системе Олимп - это современный инструмент управления масштабным предприятием, специально ориентированный на высокоуровневые бизнес-процессы.

«Управление документами» это Сегмент модуля Документооборот – Олимп, построенный по принципу планировщика, т.е. все задачи и документы, поступающие сотруднику, выстраиваются в один список.

В списке виден тип задания, тема, содержание, дата поступления, срок исполнения, от кого пришел. Данный список может быть легко дополнен нужной колонкой.

Красный фон сигнализирует о просроченном задании, что поможет не забыть о его выполнении. В системе присутствует опережающий контроль, когда цветовая индикация сообщает о приближении срока исполнения документа.

Под списком на закладках видна вся дополнительная информация, которая потребуется для принятия решения. Это текст документа, развернутое задание, история движения и связанные документы.

В программе легко найти нужный документ, а также поднять историю работы с ним. Более того, в истории видно сколько кругов уже ходит документ, кто взял в работу, а кто ещё нет.

Оперативное получение информации:

• кто инициировал документ;
• кто согласовывал;
• у кого он находится на данный момент;
• какие замечания были даны и кем по документу;
• связан ли этот документ с другими документами и каким образом, с возможностью открыть в том числе и связанные документы;
• по сотруднику, службе, подразделению или всему предприятию в целом видеть картину исполненных и неисполненных поручений.

Удобство работы с большим массивом документов:

• система сама формирует список документов для рассмотрения;
• система подсказывает, по каким документам нужно срочно принимать решение;
• система информирует о сроке, который подходит к концу;
• система дает возможность делегировать свою работу и легко контролировать своевременное исполнение;
• система позволяет получить историю работы над любым документом;
• система позволит назначать заместителей на время своего отсутствия и видеть, как сработал заместитель.

Легкость управления документами:

• повышение скорости обмена информацией;
• повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников;
• соблюдение сроков исполнения контрактов;
• возможность быстро получать нужную информацию, не вставая с рабочего места.

Структура хранилища

Структурированное хранилище документов системы Олимп - это не просто библиотека с разграниченным доступом к папкам, это индивидуальная «база знаний» каждого сотрудника. Принцип построения хранилища Олимп основан на имеющихся у пользователя правах доступа к разделам, папкам, документам, файлам. Система автоматически выстраивает индивидуальную структуру архива для каждого сотрудника. Пользователь видит только те разделы и документы, на которые у него есть права.

Более того, сотрудник имеет возможность скопировать часть структуры архива, папок, документов в личное хранилище. Такая возможность позволит пользователю еще быстрее получить нужную ему информацию, документ.

Наполнение хранилища

Хранилище в системе Олимп наполняется документами автоматически по результатам завершения цикла работы с документом. Такая технология позволяет накапливать нужные документы в соответствующих разделах, специально не выделяя для данной работы время.

При появлении нового документа в хранилище система оповещает сотрудника, если он подписан на такие уведомления.

Удобство работы с документами

Хранилище Олимп отличают функциональные сервисы, которые определяют удобство работы с документами:

• Версионность;
• Связи документов (отменен, утратил силу, в дополнении);
• Выписка из архива;
• Выдача оригинала;
• Атрибуты хранения (номер описи, хранилище, стеллаж, полка, кол-во экземпляров).