ПРАВИЛА УПРАВЛЕНИЯ БУХГАЛТЕРИЕЙ
Не за горами сдача годовой отчётности, главбух в аврале, персонал тонет в бумажной волоките и никак не может из неё выбраться. Думаем, знакомая ситуация для большинства компаний? А хочется, наверняка иного…
- поручения розданы,
- все задачи спланированы,
- а работа цифровизирована.
Если хочется, значит пора что-то менять! И сегодня настала пора узнать об основных шагах на пути к дзену бухгалтеров.
ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ БУХГАЛТЕРОВ
- ПЛАНИРУЙТЕ
В любой работе, как и в работе бахгалтеров, не стоит забывать о планировании, которое включает в себя постановку целей, определение долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных задач. В этом вопросе может помочь знакомый многим тайм-менеджмент. Для построения эффективной модели управления запомните несколько простых правил:
- Фиксируя ключевые задачи бухгалтерии, не стоит рассчитывать лишь на память. Намного правильнее, легче, а главное надежнее делать заметки в электронном виде, так они не затеряются среди прочей бумаги на столе. Если использовать специальные сервисы, то можно ещё и настроить систему напоминаний.
- Планируйте рабочее время. Совещания и задачи, заранее зафиксированные по времени в календаре, помогут грамотно выстроить приоритеты и равномерно распределить нагрузку.
- Дробите задачи на подзадачи. Для достижения ключевых целей, предусматривающих большие временные затраты, стоит заранее продумать последовательность действий, зафиксировать сроки контрольных точек и назначить ответственных.
Для удобства соблюдения всех указанных выше правил, мы предлагаем использовать планировщик системы Олимп - In Time, что означает вовремя! Ознакомиться с сервисом подробнее можно в нашей предыдущей статье - читать.
- ДЕЛЕГИРУЙТЕ
Делегирование - распределение задач между сотрудниками, исходя из их сильных сторон.
Если главный бухгалтер находится в аврале, возможно, стоит пересмотреть систему распределения задач Вашей компании. Не стоит накладывать всю работу на одного сотрудника, намного более эффективным будет разделить задачи между остальными сотрудниками. С помощью делегирования Вы сможете решить 3 задачи:
- снизить нагрузку руководителя;
- повысить эффективность управления бухгалтерией;
- усилить личную заинтересованность сотрудников.
Система Олимп позволяет автоматизировать бизнес-процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы исполнения задач, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно владеть всей информацией и освобождать свободное время для более приоритетных задач. Подробнее
Однако не стоит забывать! Главный принцип делегирования – за каждым видом работ должно быть закреплено ответственное лицо. Поэтому стоит помнить, что ряд задач должен остаться за главным бухгалтером:
- постановка целей;
- контроль показателей;
- принятие решений.
Проводить анализ состояния исполнения выданных заданий, контролировать ход и своевременность исполнения выданных поручений теперь стало намного проще с системой Олимп. Приемы работы руководителя в Олимп представлены здесь.
- ЦИФРОВИЗИРУЙТЕ
Когда ежедневный поток документов в организации начинает исчисляться десятками, то выстроить эффективную систему управления бухгалтерией, работая с бумагой, становится непросто.
Система Олимп включает в себя набор специализированных модулей, которые помогают цифровизировать рабочие процессы бухгалтерии: оптимизировать согласование и подписание документов, настроить обмен с контрагентами в ЭДО, документально правильно оформить и учесть результаты деятельности Вашей компании, максимально быстро решить налоговые проблемы, предвидеть и заблаговременно предупредить все «узкие» места и «тонкие» моменты в бухгалтерии.
Основные преимущества отказа от бумаги:
- любой документ можно найти за несколько секунд;
- наглядное и последовательное согласование договоров;
- сокращение времени на выгрузку материалов для подготовки к проверкам;
- уменьшение расходов на бумагу, канцелярию и почтовые услуги.
Более подробная информация о возможностях бухгалтерии в Олимп представлена в нашем ролике.