In Time системы Олимп
Вести рассказ о планировщике мы начали еще в далеком 18 году, когда информировали Вас о появлении в системе Олимп планировщика дел. Многие наши клиенты уже используют в своей работе этот эффективный инструмент, но не все знают, как планировать дела правильно! Поэтому наша сегодняшняя статья посвящена тому, как формировать план дел, чтобы все успевать сделать вовремя!
Модель работы в планировщике в зависимости от роли
Методики планирования
Планировщик системы Олимп собрал в себе лучшие методики планирования дел. О некоторых из них расскажем подробнее. Это позволит Вам использовать опыт профессионалов, чтобы стать еще эффективнее.
1.Методика Тима Феррисса (популярный гуру продуктивности). Он говорил: «Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте». Техника его планирования основывается на соотношении «1–3–5»: в список дел вносится одно важное дело, три второстепенных и пять менее важных. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.
2.Методика Глеба Архангельского (эксперт в области времени). В его методе заложены следующие принципы:
Лягушки. Скучные и не приятные дела он называет Лягушками, которых важно «съесть» сначала, а уж потом приступать к более приятным и легким вопросам.
Якоря. Это материальные привязки (музыка, цвет), связанные с определённым эмоциональным состоянием. Так, например, красный цвет дела бросается в глаза, что может говорить о его приоритетности, следовательно, такие записи в планировщике подсознательно требуют особого внимания и оперативного исполнения.
Бифштекс из слона. Это масштабные задачи, при которых не понятно с чего начинать и хватит ли на них сил, такие задачи называются слонами.
3.Методика GTD (её придумал Дэвид Аллен). Методика основана на идее освобождения своего мозга от запоминания текущих задач. Для этого вся входящая информация фиксируется. Методика GTD основывается на пяти этапах обработки информации:
- Сбор всего, что вас заботит.
- Обработка собранной информации и принятие решения, что с ней делать.
- Организация напоминаний.
- Просмотр списка напоминаний.
- Определение, что делать с задачей.
Список методик можно ещё долго продолжать, но, если посмотреть внимательно, все методики имеют общую основу. Это:
- наличие всего списка дел под рукой;
- выделение задач по их важности;
- напоминания о делах;
- своевременное выполнение дел.
Понимая основы планирования можно переходить к инструменту. Мы предлагаем использовать планировщик системы Олимп - In Time, что означает вовремя! Для начала мы познакомим Вас с интерфейсом, затем расскажем, какие задачи и от какой роли в нем можно решать.
Интерфейс
Планировщик дел Олимп имеет ленточное меню для выполнения оперативных действий.
Слева - область, где расположен календарь и список задуманных дел. В нем указываются дела, которые сложно выполнить за один день или те, которые необходимо было бы сделать, но Вы пока не определились с датой.
Справа - область для планирования дел. Она динамически меняется в зависимости от того, какой период в ленточном меню Вы выбрали. На рисунке представлен вид «Рабочая неделя», которая формируется системой автоматически:
Как видно из картинки с планировщиком системы Олимп, Вы сможете использовать каждую из описанных ранее методик:
- По первой методике (1–3–5) на каждый день расписаны дела 1-важное, оно обозначено красным цветом, 3 средней степени важности – зеленые и не важные без указанного цвета.
- По второй методике в левой части экрана расписаны слоны, которые можно будет перетащить на более свободные дату и время. Лягушки окрашены в красный цвет, чтобы сделать их в первую очередь.
- Третья методика GTD в программе реализована наилучшим образом. Человеку не придется помнить о всех своих задачах, часть из них будут отображаться в планировщике автоматически из других контекстов. Например, работаете Вы с контрагентом в режиме «Договоры» и планируете с ним событие, это событие отобразится в планировщике автоматически. Аналогичным образом происходит и отображение получаемых сотрудником задач в системе электронного документооборота. На каждое дело можно установить уведомления, тогда система будет заранее Вас информировать о предстоящих действиях. Вам останется лишь определить, что делать с той или иной задачей.
Как правило, относительно текущего времени всплывает одно уведомление, но если Вы не отметили прочтение предыдущих уведомлений, то в нижней части сообщения будет представлено ссылкой число имеющихся новых уведомлений. При нажатии на ссылку список раскроется, прочтение уведомлений отмечается нажатием на иконку в виде глаза.
Работа в планировщике в зависимости от роли сотрудника
Прежде чем рассказывать о ролях необходимо отметить, что все записи в планировщике Олимп делятся на дела и события.
Дело — это планируемое действие, которое может быть связано с лицами из записной книжки и местом совершения. Лицами могут быть коллеги по работе, родственники, партнеры и пр. При отсутствии необходимости указывать лицо или место, данные поля в карточке дела просто отставляется свободным.
Для удобства визуализации и быстрой оценки плана, дела классифицируются по видам. Каждому виду дела соответствует своя иконка. В системе по умолчанию представлены следующие виды дел:
При необходимости администратор системы в Вашей организации может внести изменения в эти названия либо дополнить список.
Событие – это планируемое взаимодействие с контрагентом, т.е. лицом из справочника контактных лиц. Это актуально только для тех сотрудников, которые работают с контрагентами. Все события, внесенные при работе в планировщике, отображаются в справочнике Контрагентов. Аналогично - все события, планируемые в других режимах системы Олимп, появятся в планировщике. Такая система очень удобна, не нужно держать в голове часть дел. У события, как и у дела существуют виды:
Но в отличие от дел виды событий являются системными для программы и не подлежат изменению. Для специалистов, которым работа с событиями не актуальна рекомендуется планировать только дела.
При планировании дел и событий важно указывать вид. Каждому виду соответствует своя иконка, которая отображается в планировщике, это позволяет быстро ориентироваться в большом списке задач.
Теперь что касается ролей от которых работают сотрудники в организациях. В зависимости от роли меняются и приемы работы с планировщиком:
СЕКРЕТАРЬ – в его задачи входит вести планировщик дел руководителя или нескольких руководителей, готовить им для предстоящего события документы или приобретать билеты. Для этой роли в планировщике Олимп реализована возможность вести дела нескольких сотрудников:
Секретарь имеет возможность вести дела своих руководителей как общие, которые включают ведение личных и конфиденциальных дел, так и только рабочие. Например, руководитель сам ведет свой планировщик, в который записывает в том числе дела личного и конфиденциального характера. Секретарю даны права на ведение рабочего плана руководителя, она имеет возможность планировать для него новые задачи, но не увидит личных и конфиденциальных дел. Так устроена работа большинства руководителей средних и крупных предприятий. Это очень удобно, когда секретарь добавляет в планировщик своего руководителя дела и своевременно готовит необходимую информацию к предстоящему событию.
Настройкой прав для просмотра может управлять сам сотрудник, который хочет делегировать права на ведение своего планировщика. Для этого в ленточном меню присутствует пункт «Настройка»:
На первой закладке представлен перечень параметров, которые позволяют сотруднику выполнить индивидуальные настройки для просмотра своего планировщика дел. На второй закладке выполняется делегирование, т.е. предоставление доступа к своему планировщику другим сотрудникам, чтоб они могли вести либо только просматривать Ваши дела.
Также удобно устроена система оповещения о предстоящих делах, когда и секретарю, и руководителю могут приходить уведомления о запланированных делах, пропустить их уже будет невозможно. Такая настройка выполняется в карточке дела как это представлено на рисунке, либо непосредственно из ленточного меню.
РУКОВОДИТЕЛЬ – Как правило руководителю важно видеть, чем наполнен день его сотрудников. Для этого в программе под каждым специалистом задается параметр «Делегировать права на просмотр рабочего плана». Такая возможность позволит руководителю быть в курсе дел и полученных задач каждым из подчиненных.
СОТРУДНИК – для этой роли в планировщике присутствует масса функций, которые служат для составления и своевременного выполнения своих задач. Для удобства в системе присутствуют разные варианты просмотра своего планировщика дел:
- План на день. Удобен для просмотра занятого и свободного времени в течение рабочего дня.
- Рабочая неделя. Представлена только рабочая неделя без выходных.
- Неделя. Разбита на шесть ячеек, одна из которых включает субботу и воскресенье.
- Месяц. Данный вид имеет количество ячеек равное количеству дней в месяце.
- Группа. При выборе группы представляется список дел всех сотрудников, которые делегировали Вам права на свой планировщик.
ЗАПЛАНИРОВАТЬ ДЕЛО
Чтобы запланировать дела на неделю необходимо в ленточном меню выбрать пункт «Рабочая неделя». Откроется пустой список с временем от 8-00 до 18-00ч.
Дело создается двойным кликом по ячейке с нужным временем и днем. В открывшейся карточке дела, некоторые поля уже будут заполнены:
Останется указать вид и содержание. По умолчанию на делах устанавливается маркер без цвета, при необходимости выделить задачу можно выбрав нужный Вам цвет.
Для того чтобы система своевременно напомнила о данной задаче необходимо установить флаг «Напомнить» и указать, за какое время.
Дополнительные атрибуты:
Место может быть указано для большей информативности, особенно это актуально для совещаний, когда необходимо понимать в каком оно пройдет зале.
Контакт – это лицо из записной книжки, указывается если необходимо помнить с кем встреча или кому необходимо позвонить.
Группа нужна для выбора нескольких сотрудников которые будут участвовать в этом деле, например, в совещании.
Период указывается если необходимо делу определить периодичность, например, каждый понедельник.
Как видите несколько не замысловатых движений и дело создано, напоминание установлено.
ПЕРЕНЕСТИ ДЕЛО
Чтобы перенести дело на другое время или дату достаточно захватить его мышкой и перенести в нужное место.
Для больших дел, которые сложно выполнить сразу в планировщике имеются «Задуманные дела. Эти задачи формируются общим списком в левой части планировщика под календарем. Их также можно захватывать мышью и переносить на свободные дни.
ПЛАНИРОВАНИЕ ПОЗДРАВЛЕНИЙ
Еще одна полезная функциональность — это планирование поздравлений. Если в Вашей записной книжке присутствуют люди с указанными датами рождения, то Вы легко можете запланировать им поздравления. Выберите в ленточном меню функцию поздравить, откроется список лиц, у которых в Вашей записной книжке установлен флаг «Поздравлять»:
Выберите нужный Вам период и отметьте галочками тех, по кому необходимо создать поздравления в планировщике затем нажмите кнопку «Запланировать поздравления».
Планирование дел — это важная часть деятельности каждого эффективного человека. Чтобы достигать целей важно правильно планировать дела и расставлять приоритеты. Планировщик системы Олимп — это сильный профессиональный инструмент, помогающий выполнять все свои задачи вовремя.
Составляйте планы, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению задач вместе с системой Олимп.