Кадровый учет и документооборот

Кадровый учет в системе Олимп строится на документальном оформлении всех операций связанных с трудовыми отношениями сотрудника и работодателя.

Приём работника и оформление личной карточки

Добавление нового сотрудника выполняется по следующей схеме:

• формирование проекта приказа на прием, печать приказа;
• перевод приказа в состояние «исполнение» (приказ подписан руководителем);
• на основе приказа автоматическое формирование личной карточки;
• заполнение личной карточки: образование, трудовая книжка, состав семьи, награды, стаж, знание иностранных языков.

Перевод работника

Перевод сотрудника на другие условия труда (подразделение, должность, оклад, и пр.) сопровождается формированием приказа. При вводе в действие приказа на перевод, закрывается предыдущее назначение и автоматически добавляется новое. Перевод сотрудника может быть временным или бессрочным.

Работая над приказами на перевод, можно:

• подготавливать приказ на перевод и печатать;
• проводить электронное согласование приказа;
• исполнять приказ на перевод, автоматически закрывая предыдущее назначение и формируя новое;
• закрывать временный перевод, возвращая сотрудника на прежние условия или переводя на новые.

Увольнение

Увольнение выполняется оформлением приказа на увольнение. Ввод в действие подготовленного приказа автоматически устанавливает дату увольнения в личной карточке сотрудника.

При формировании приказа на увольнение можно:

• указать причину увольнения;
• автоматически рассчитать количество дней компенсации за неиспользованный отпуск;
• напечатать унифицированную или иную адаптированную форму приказа;
• автоматически закрыть назначения работника и установить дату увольнения в личной карточке.

Отпуск

Для правильного предоставления ежегодных отпусков необходимо в начале работы сформировать периоды отпусков, где содержится информация о плановых периодах, плановом количестве дней отпуска, фактически использованных отпусках и неиспользованных днях. В дальнейшем указанные данные по сотруднику формируются автоматически.

Ввод приказа на отпуск выполняется с привязкой к плановым периодам, что обеспечивает расчет неиспользованных дней отпуска на любую дату

При работе с отпусками в системе Олимп можно:

• формировать график отпусков и вносить в него утвержденные изменения;
• готовить, печатать и автоматически отражать в табеле приказы на отпуск;
• учитывать отзывы из отпуска и досрочные выходы на работу из отпуска по уходу за ребенком;
• рассчитывать неиспользованные дни отпуска на любую дату в разрезе видов отпусков и плановых периодов;
• формировать резерв отпусков.

Дополнительные документы кадрового учета

• Приказ о надбавке (доплате)
• Приказ об изменении окладов или тарифных ставок
• Приказ о работе сверхурочно
• Приказ о направлении в командировку
• Исполнительные листы
• Справки об инвалидности

Табельный учет и зарплата

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет рабочего времени (табельный учет). Предназначение табельного учета заключается в регистрации явки работников на работу, их ухода с работы, а также всех опозданий или дней, когда они отсутствовали на рабочем месте с обязательным указанием причины, а также часов вынужденного простоя работы или часов сверхурочной занятости.

Наиболее эффективным способом ведения табеля является применяемый в системе Олимп метод отклонений. Он основывается на установлении сотруднику определенного графика работы и внесении всех документов, сопровождающих отклонение от указанного в графике режима работы.

Сведения о приходе/уходе сотрудников можно вносить в программу с устройств автоматического учета передвижения сотрудников (турникетов, прочих систем ограничения и контроля доступа).

Для корректного автоматического формирования табеля отсутствие работников по любым причинам необходимо оформлять документами: командировки, больничные листы, отпуска и тд. Если документы есть, то периоды отсутствия прописываются в электронный табель автоматически.

Графики работы

Система Олимп поддерживает рабочие графики любой сложности: посменные, «два через два», всевозможные комбинированные варианты. Шаблоны графиков легко настраиваются в системе. В шаблоне графика можно с точностью до минут задать информацию о плановом времени начала и окончания работы, времени обеденных перерывов в течение смены.

Каждый вид графика может быть автоматически заполнен соответствующим ему вариантом сменной работы на весь период с учётом праздников и переносов выходных дней. В дополнение к основному графику работы для конкретных сотрудников, в том числе для работников с суммированным учётом рабочего времени, принятых на неполную ставку или принятых по совместительству, может быть указан индивидуальный график выходов, данные которого будут использованы для учёта рабочего времени и расчёта заработной платы.

Предусмотрена процедура временного изменения графика работы (смены) с автоматическим возвращением работника на предыдущий график (если известна дата окончания временного изменения).

Формирование табеля

Табель формируется на основании графиков работы сотрудников, кадровых приказов (распоряжений), а также управляющих документов, оформленных в системе. Продуманная организация бизнес-процессов, формирование всех управляющих воздействий по личному составу непосредственно в информационной системе по мере их возникновения в течение месяца позволяет равномерно распределить нагрузку на специалистов, участвующих в подготовке данных для расчёта заработной платы, существенно повысить качество табелей, сократить время, необходимое для их формирования. Как следствие, сокращается общее время расчёта заработной платы при существенном росте достоверности рассчитываемых данных и снижении количества сторнирований.

Базируясь на данных о типе явки/неявки и типе времени, система определяет перечень начислений, надбавок и доплат, положенных работнику, на каждый временной промежуток. Благодаря описанным возможностям формируется точная база для расчета заработной платы работников предприятия.

Табельный учет в системе «Олимп» позволяет автоматизировать учёт времени, проведённого работниками во вредных (опасных) условиях. Данные об отработанном в таких условиях времени используются для персонифицированного учета, для назначения лечебно-профилактического питания, расчета компенсаций за условия труда, дней дополнительного отпуска.

Настройка алгоритма расчета

При настройке каждого начисления, удержания или отчисления можно воспользоваться типовым расчетом или определить произвольный альтернативный алгоритм.

Для каждого вида оплаты может быть задан алгоритм любой сложности, система позволяет настраивать алгоритмы расчета начислений и удержаний. Встроенный в систему механизм описания формул позволяет учесть все особенности системы мотивации, действующей в компании.

Расчет начислений и удержаний

Основные начисления рассчитываются по данным, сформированным в табеле учета рабочего времени. Расчет начислений от среднего заработка (пособия по нетрудоспособности, отпуска и т.д.) полностью автоматизирован. Данные для расчета среднего заработка формируются на основании истории расчетов по каждому сотруднику и информации в табелях учета рабочего времени.

Максимально упрощена процедура проведения таких операций как:

• расчёт оплаты при временной нетрудоспособности;
• расчёт оплаты отпусков;
• начисление различных доплат (премий);
• расчёт заработной платы за первую половину месяца (аванса);
• учёт северных надбавок и районных коэффициентов;
• учёт надбавок за выслугу лет, вредные условия и пр.;
• выплаты по исполнительным листам (с указанием как периода выплаты и процента от заработной платы, так и суммы);
• расчёт и удержание алиментов.

Выплата заработной платы

Одна из возможностей системы - настройка выплаты заработной платы по нескольким ведомостям (в разные банки и кассы), при этом возможна выплата долями в различные банки. Учет способов выплат ведется индивидуально по каждому работнику и лицу не списочного состава (работающему по гражданско-правовому договору, пенсионеру, студенту и др.).

«Олимп» может с успехом использоваться на предприятиях, применяющих сдельную систему оплаты труда. В системе можно вести единый классификатор операций и видов работ с указанием расценок и норм времени на каждую операцию.

В процессе автоматического расчета заработной платы задействуются данные из электронного табеля, данные по сдельной оплате, информация о нетрудоспособности и отпусках, а также других введенных в систему документах.

Система автоматизирует работу по формированию различных межрасчетных выплат: аванса, отпускных, пособий по беременности и родам, разовых премий, материальной помощи и т.д. В ряде случаев, например, при оформлении отпускных, итоговая сумма может быть рассчитана за вычетом налога на доходы и выплат по исполнительным листам.

Регламентированная отчетность

Система Олимп позволяет вести расчёт налогов и отчислений во внебюджетные фонды, а также формировать требуемую отчетность в полном соответствии с действующим законодательством.

Автоматизирован расчет сумм резервов предстоящих расходов на оплату отпусков и годовых вознаграждений. В процессе расчета резерва на отпуск участвуют данные о накопленном праве на отпуска всех типов (в т.ч. за вредные условия труда) и их фактическом использовании, а также информация об актуальной средней заработной плате по каждому работнику.

Модуль позволяет автоматически формировать бухгалтерские проводки и передавать их в системы бухгалтерского и финансового учета.

Автоматизация расчётов, возможность однократного ввода данных с их последующим контролем позволяет существенно снизить трудозатраты специалистов предприятия, повысить скорость работы, практически исключить ошибки, связанные с некорректным выполнением операций расчета заработной платы.

Охрана труда

Автоматизация задач охраны труда на предприятиях различных отраслей позволяет точно выполнять все требования законодательства в этой сфере деятельности, вести планирование и учет необходимых мероприятий, оптимизировать затраты связанные с их проведением.

Основные направления деятельности по охране труда на предприятии:

• учет и оценка условий труда на рабочих местах;
• охрана здоровья сотрудников (медицинские осмотры);
• обеспечения средствами индивидуальной защиты и специальной одеждой.

Оценка условий труда

Система Олимп позволяет формировать данные, необходимые для проведения специальной оценки условий труда на предприятии. По каждому рабочему месту могут быть указаны:

• вредные производственные факторы;
• используемое оборудование;
• необходимые СИЗ;
• сотрудники, работающие на данном месте;
• результаты проведенной специальной оценки условий труда.

Медицинские осмотры

Процесс проведения медосмотров предусматривает:

• автоматическое формирование поименного списка лиц, подлежащих прохождению медосмотров;
• формирование графика проведения медосмотров;
• определение медицинского учреждения и расчет стоимости проведения медицинского осмотра;
• формирование и вывод на печать направлений на предварительный (периодический) медицинский осмотр (обследование).

По итогам проведенных медицинских осмотров регистрируются результаты медосмотров сотрудников, а также акты о случаях профессиональных заболеваний.

Обеспечение средствами индивидуальной защиты

Для реализации комплекса мер по охране труда сотрудников необходимо своевременно обеспечивать их всеми необходимыми средствами индивидуальной защиты. К таким средствам относится и специальная одежда. В системе Олимп реализован учет поступления, выдачи, возврата и списания средств индивидуальной защиты, а также смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Формируются напоминания о наступлении плановой даты выдачи СИЗ, необходимости в закупке. За счет наличия информации о размерах одежды, обуви и росте сотрудника процесс обеспечения СИЗ ведется с оптимизацией затрат.