Проект резолюции
При поступлении руководителю документов для резолюции, система его об этом уведомит. Всплывающее уведомление может содержать информацию о наличии проекта резолюции и поясняющих пометок к документам, если они были подготовлены помощником руководителя. Рассматривая проект резолюции, руководитель может с ним согласиться или внести свои корректировки.
Также в системе возможно вводить резолюцию с применением шаблонов, это позволит значительно сэкономить время.
Контроль исполнения
Поставив документ на контроль, руководитель имеет возможность вести наблюдение за процессом его исполнения.
На усмотрение руководителя сотрудник может получить как простое, так и контрольное задание. На основе контрольных поручений в системе формируется коэффициент исполнительской дисциплины, который может быть применен при расчете мотивационной части заработной платы.
На рабочем столе руководителя возможно подключить аналитическую панель, отражающую количество полученных сотрудниками поручений, не исполненных в срок или не взятых в работу. Также система предоставит расширенный анализ о задачах и документах, находящихся у исполнителей в работе. Задачи, находящихся под угрозой срыва срока и просроченные, имеют особую яркую индикацию.
Быстрая регистрация
Электронная канцелярия Олимп интегрирована с электронной почтой, что позволяет выполнить регистрацию электронных писем за считаные секунды. При этом система автоматически определяет корреспондента и практически полностью заполняет регистрационную карточку необходимыми атрибутами.
Автоматическая регистрация
Система позволяет исключить необходимость регистрации в разных подразделениях одного поступившего документа. На предприятия с многоуровневой иерархической структурой подчиненности документ как правило отписывается вниз по должностной цепочке от генерального директора директору по направлению, далее руководителю службы, затем руководителю подразделения. При такой схеме документ как правило регистрируется в подразделениях у каждого нижестоящего руководителя. В системе Олимп исключена необходимость выполнять такую регистрацию. Для получения информации о документе его достаточно зарегистрировать один раз, и он будет доступен для просмотра и анализа в каждом подразделении в которое приходил для резолюции.
Исключение повторной регистрации
При попытке совершить регистрацию документа повторно, система проанализирует корреспондента, дату и исходящий номер регистрируемого письма. При наличии зарегистрированного документа с аналогичными реквизитами система предложит убедиться в правильности совершаемых действий и покажет аналогичные уже зарегистрированные ранее документы.
Важным функционалом является сохранение в Олимп информации о взаимосвязи документов. Делопроизводитель, сможет просмотреть все документы, связанные с текущим, например, текст письма, отправленного в ответ, или запрос другому корреспонденту в рамках подготовки итогового ответа.
Для своевременного исполнения поручений в системе предусмотрены всплывающие уведомления, которые информируют о поступивших задачах даже в том случае, если пользователь не осуществил вход в Олимп.
Все задачи в системе классифицированы по группам, а внутри групп – по видам документов и задач (исполнение, согласование, ознакомление, у исполнителей и т.д.), что позволяет легко ориентироваться в большом списке задач.
Система построена по принципу получения информации в режиме одного окна. На экране исполнитель видит превью документа, выданное задание, срок исполнения, автора, историю движения, связанные документы и пр.
С помощью фоновой раскраски система предупредит сотрудника о наступлении срока исполнения поручения, это позволит не просрочить выполнение данного задания.
С системой Олимп упрощается и подготовка исходящих документов. Их создание возможно с помощью встроенного редактора, использования шаблонов документов или функции копирования ранее создаваемого документа.
Исполнитель всегда в курсе на какой стадии находится согласуемый документ (движение, финиш, регистрация, отклонен) и каковы результаты согласования.
Каждый специалист сможет настроить личное напоминание по документу или внести его в список дел в индивидуальном планировщике.