Результатом работы маркетинговой службы являются входящие заявки (лиды). Когда заявок много, а заключенных контрактов мало, возникает резонный вопрос, в чем дело? Олимп фиксирует все входящие интересы клиентов, предоставляя информацию о рентабельности маркетинговых каналов. Система позволяет оценить конверсию входящих заявок в реальные проекты продаж, а также анализирует причины отказов от сделок.
В системе Олимп используется специальный механизм фиксации входящих лидов. При наличии ip – телефонии система регистрирует поступающие на специально выделенный телефон входящие звонки. Такой механизм удобен для случаев, когда звонки поступают из регионов других часовых поясов. Система регистрирует все лиды, указывая дату, время пропущенного звонка и номер телефона. Аналогичный механизм фиксации лидов существует и для заявок, поступающих с сайта.
Далее все входящие лиды обрабатывает специалист, его задача выяснить является ли заявочка целевой.
Если результат разговора с потенциальным клиентом положительный, т.е. клиента интересует производимая продукция, то в Олимп автоматически создается проект продажи, устанавливается ответственный и дальнейшую работу по доведению клиента до сделки выполняет специалист по продажам.
Если в процессе разговора выясняется, что клиента интересует совсем другая продукция и удовлетворить его требования невозможно, то в программе делается отметка, что результат обработки заявки отрицательный и указывается причина отказа клиента от сотрудничества.
По мере накопления информации система построит воронку, где можно проанализировать количество поступивших заявок, количество заявок, не перешедших в проект продажи и причину ухода.
На производственном предприятии работа с заявками осложняется тем, что зачастую заказчик хочет внести в приобретаемую продукцию свои дополнения. Чтобы ответить заказчику о возможности произвести нужную ему продукцию, менеджер должен согласовать заявку с другими специалистами (конструктором, экономистом, производственным отделом и т.д.). Когда таких заявок много возникают проблемы с пониманием, где какая заявка находится и на каком этапе. Для решения данной проблемы в системе Олимп предусмотрен механизм взаимодействия специалистов, который позволяет сформировать задачи сотрудникам других служб.
Процесс согласования отражается в программе и позволяет контролировать движение заявки:
Согласно примеру, на рисунке №1 заявка под №20 находится на этапе «Согласование заявки». Информация о ходе согласования расположена на закладке «Процессы и задания». По картинке видно, что процесс завершен и все согласующие исполнили полученную задачу положительно. Специалист по продажам может смело двигаться дальше, переводя заявку на следующий этап продажи. В зависимости от настроек система может перевести проект продажи на следующий этап автоматически, либо это делается вручную специалистом по продажам.
Помимо согласования заявки на этой закладке возможно давать и другие поручения специалистам. Вся история взаимодействия будет сохранена и всегда доступна, в том числе руководителю.
Система Олимп ведет клиента по этапам воронки продаж, каждый этап имеет свою продолжительность и вероятность. Чем ближе проект продажи к последнему этапу, тем вероятность свершения сделки выше. Программа позволяет спрогнозировать суммы сделок на указанную дату с выбранной для анализа вероятностью.
Прогноз продаж — это возможное количество покупок, которые совершит целевая аудитория за определенный период времени. Прогноз важен для анализа поступления денежных средств.
В системе Олимп прогноз строится на основе динамики движения проекта продажи и расчета его вероятности. Проект продаж – это элемент системы, состоящий из этапов продаж. На каждом этапе специалист выполняет определенные действия, нацеленные на «подогрев» интереса потенциального покупателя. Такая тактика позволяет увеличивать вероятность свершения сделки, чем ближе клиент к последнему этапу проекта продажи, тем его желание купить становится выше. Система контролирует данную закономерность и анализирует воронку продаж. На основе анализа показателей, система предоставит расчетные данные о вероятности свершения сделки. Зная вероятность каждого этапа проекта продажи, система может спрогнозировать свершение сделок за период. Так устанавливая период и процент вероятности, система прогнозирует свершение сделок и рассчитывает их суммы.