Буммаш
Ускорение документооборота и повышение контроля исполнения
ОАО "Буммаш" - предприятие полного машиностроительного цикла, которое включает все этапы изготовления тяжелого оборудования для самых разных отраслей промышленности.
Выбор и внедрение системы электронного документооборота являлся закономерным шагом в развитии организации. Одной из самых актуальных проблем для компании оставалось ускорение документооборота и повышение контроля исполнения, поэтому ИТ-специалисты предприятия начали знакомиться с различными решениями, существующими на рынке систем электронного документооборота. В качестве вариантов было рассмотрено несколько российских программ и выбрана система электронного документооборота Олимп.
Задачи, стоящие перед внедрением
- Обеспечить быструю и слаженную работу большого предприятия рассредоточенной на обширном пространстве в различных корпусах. Улучшить взаимодействие цехов и подразделений в оперативной работе с документами.
- Снизить временные и материальные затраты уходившие на копирование документов.
- Исключить случаи утери документов.
- Реализовать механизм подтверждения исполнения заданий контрольных документов в электронном виде.
- Оптимизировать и запроектировать внутренние процессы движения документов.
- Организовать единую общедоступную контактную базу сотрудников предприятия внутри системы.
Результаты внедрения
В результате внедрения системы существенно сократился бумажный документооборот, увеличилась скорость обработки документов внутри организации.
Так как работа по созданию и согласованию документов была реализована в электронном виде - снизились расходы на бумагу и обслуживание оргтехники.
Значительный результат внедрения системы заключается в том, что появился удобный инструмент для контроля исполнения огромного количества распорядительных документов предприятия.
Работа канцелярии была полностью автоматизирована. Значительно ускорилась процедура согласования документов сотрудниками удаленных цехов и подразделений. В ходе работ оптимизированы и приведены в соответствие процедуры создания, согласования распорядительных документов.
У руководителей подразделений появилась возможность выдачи и мониторинга исполнения поручений.