Оформление делового письма в системе Олимп

В современном мире сложно представить компанию, изолированную от внешней среды. Каждая организация стремится наладить эффективное взаимодействие со сторонними структурами, клиентами, вышестоящими органами, и подчас это взаимодействие и есть ключ к успеху фирмы.

Одним из инструментов коммуникации служит деловое письмо как особый вид корреспонденции, включающий в себя большое число разновидностей официальных оперативно-информационных документов.

Деловая корреспонденция - это способ взаимодействия различных структур, от эффективности которого зависит многое: экономическое благополучие фирмы, ее репутация, развитие стабильных партнерских отношений, поэтому неудивительно, что в сфере деловых отношений существуют достаточно строгие правила составления документов и ведения деловой переписки.

От логичности, структурированности текста документа зависит как процесс, так и результат этой деятельности.

Структура делового письма

Вне зависимости от разновидности делового письма, существуют определенные правила структурирования и оформления текста, ориентация на которые позволит создать грамотный документ, свидетельствующий о высоком профессионализме работников компании.

Прежде всего, следует отметить важность соблюдения структуры делового письма.

Структура письма - это скелет, который позволяет изложить проблему логично и последовательно.

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;
• ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

Оформление делового письма

Хотелось бы отметить, что упорядочение работы с деловыми письмами от момента создания документа до его отправки за пределы компании – дело трудоемкое. Тем не менее, усилия в этой области можно окупить достаточно быстро, так как рациональная структура написания официальных писем и соблюдение делопроизводственных норм и требований присутствует в информационной системе Олимп.

Мы понимаем, что грамотно оформленные документы служат гарантией разрешения профессиональных, коммерческих и других споров и конфликтов и, следовательно, являются основой стабильного развития компании.

Выделение указанных выше функций позволяет сделать вывод, что деловое письмо является важным элементом делопроизводственной системы. Поэтому мы постарались приложить максимум усилий, чтобы облегчить данный процесс.

Наша программа составляет документы в соответствии со всеми указанными выше требованиями, поэтому у Вас исчезают любые риски ошибок при написании официальных писем. Вам не нужно думать о требованиях к структуре написания писем, потому что теперь она всегда находится у Вас под рукой. Составление делового письма базируется на многих пунктах, и все эти данные по ГОСТу соблюдены в нашей системе.

Хотите сократить время на анализ договора? Используйте Олимп, и Вы получите все условия для эффективной работы.