Знакомство с подгруппами исходящих задач
В режиме «Исходящие задачи» аккумулируются все задачи, инициатором и создателем которых является непосредственно пользователь. Из режима «Исходящие задачи» на согласование направляются документы, формируются личные задания сотрудникам, ведется переписка, запускаются процессы.
Инициатору важно понимать, на какой стадии рассмотрения находится запущенная им в документооборот задача:
- Согласован документ или есть замечания?
- Задание выполнено исполнителем?
- Подготовленный документ зарегистрирован в канцелярии? и др.
С этой целью исходящие задачи разделены на подгруппы, которые характеризуют текущее состояние исходящей задачи:
- «Движение»
- включает задачи, запущенные в документооборот; - «Финиш»
- содержит задачи, прошедшие документооборот; - «Регистрация»
- документы, направленные на регистрацию; - «Отклонен»
- документы, отклоненные с регистрации.
Пока задача находится на рассмотрении у сотрудников, указанных в маршруте движения, она будет находиться в подгруппе «Движение».
Как только задача прекращает свое движение и больше не находится в работе у других сотрудников, она переходит в подгруппу «Финиш». Остановка движения может произойти по двум причинам:
- Маршрут пройден успешно.
- Имеется отрицательная рецензия.
Причину можно определить по цвету задачи: если зеленый цвет – маршрут пройден успешно, если красный – имеется отрицательная рецензия. Также причину остановки можно понять, изучив историю движения задачи, содержащуюся на закладке «История» режима.
Задачи, содержащиеся в подгруппе «Финиш», требуют от пользователя принятия решения. Например, при наличии замечаний к проекту документа, его необходимо вернуть в доработку; при успешном согласовании – отправить на регистрацию, при удовлетворительном результате исполнения задачи – переместить в исполненные, при неудовлетворительном – вернуть исполнителю с указанием причины возврата задания и т.п.
Если же при формировании проекта документа было указано, что необходима его регистрация, то после успешного прохождения маршрута, документ сразу же поступает в подгруппу «Регистрация», минуя подгруппу «Финиш».
Подгруппа «Отклонен» содержит задачи, которые перешли из группы «Регистрация» в данную группу по причине того, что регистратор отклонил документ. С причиной отказа в регистрации можно ознакомиться на закладке «Регистрация и параметры» в строке «Отказ в регистрации».
Пользователю важно при результате, который его удовлетворяет, отмечать исполнение исходящих задач (переводить в группу «Исполненные»). Для этого на ленточное меню помещена иконка «Выполнена», которая доступна для нажатия только в том случае, если документ, задача или процесс прошли документооборот, то есть не находятся в движении. Такие исходящие задачи могут быть в подгруппе «Финиш» или «Отклонен».
В то же время бывают случаи, когда документ находится в движении, но по каким-то причинам необходимо изъять его из документооборота, но при этом не оставлять в подготовке и не удалять, а сохранить вместе с историей согласования. Для этих случаев на ленточном меню создана функция «Убрать», которая по своей сути является функцией принудительной отметки исполнения исходящей задачи. Если воспользоваться данной функцией, исходящая задача перейдет в группу «Исполненные».
Если же исходящей задаче надо поменять статус с исполненной на неисполненную (например, при случайной отметке исполнения), то необходимо воспользоваться функцией «Вернуть». В этом случае задача будет вновь возвращена в работу, а именно в подгруппу «Финиш» (исключения: зарегистрированные документы, задачи на закрытие контрольного поручения, сообщения), после чего пользователю следует принять решение о возврате исходящей задачи в подготовку или отправке на регистрацию.
