ЛАЙФХАК ОЛИМП
Разграничение понятий "ответный документ" и "связанный документ".
Ранее в системе при создании связанного документа всегда подразумевалось создание ответного документа.
В то же время, связанный документ может быть подготовлен с целью запроса дополнительной информации у иного корреспондента. Помимо этого, может быть ситуация, когда для ответа на письмо требуется запросить сведения у внутреннего подразделения, направив им служебную записку. И только после получения уточняющей информации создается ответное письмо корреспонденту.
Именно для таких случаев в систему Олимп внесен ряд следующих изменений.
Теперь в режиме «Входящие задачи» при создании связанного документа имеется выбор:
- Документ в ответ, если документ будет являться ответом на поступивший документ;
- Связанный документ, если документ не является ответным, но создается в рамках исполнения поступившего документа.
В связи с этим внесены изменения и в карточку регистрации в системе документооборота:
- переименовано поле «В ответ на» на «По документу»;
- добавлен признак «Ответ», который указывает исполнителю на то, какой документ он формирует – ответный или нет.
При выборе функции «Документ в ответ» в карточке автоматически заполняются поля «По документу» и «Адресат», а также устанавливается признак «Ответ».
При выборе функции «Связанный документ» автоматически заполняется только поле «По документу». Адресата, которому будет направлен документ, исполнитель указывает сам.
Соответствующие изменения внесены в режиме «Исходящие документы». Теперь при регистрации ответного документа в карточке регистрации исходящего документа необходимо устанавливать галочку возле признака «Ответ» и выбирать входящий документ, на который подготовлен ответ в поле «На входящий».
Если документ не является ответным, то признак устанавливать не требуется, а связь указывается в поле «На входящий». Без установки признака «Ответ» входящий документ, который является причиной подготовки исходящего документа, не поменяет свой статус на «Исполнен», останется в документообороте и в работе у всех исполнителей.
При заполнении поля «На входящий» перечень связанных документов отобразится на закладке «Связанные документы» режимов «Исходящие документы» и «Входящие документы». По значку и всплывающей подсказке можно определить является документ ответным или просто связанным.
