Отметки помощника руководителя к резолюции
Зачастую делопроизводителю в системе Олимп для передачи документа на рассмотрение нужно лишь вложить документ и сопроводительные материалы в задачу на рассмотрение, указать адресата, срок и отправить задачу в работу.
Но бывают случаи, когда перед рассмотрением входящего документа руководителем, его помощник готовит проект резолюции ( Предрезолюцию ). Если делопроизводитель является помощником руководителя и готовит предрезолюции, то он также создает задачу на рассмотрение документа. При этом существует необходимость дать какие-либо пояснения для упрощения работы руководителя, связанной с рассмотрением документов, и экономии его времени.
В системе Олимп функционал по формированию предрезолюции и пояснений для руководителя успешно реализован.
В момент получения документа, руководитель в своем задании на рассмотрение с проектом резолюции видит всю информацию о поручениях, которые подготовил помощник. Все данные по нему наглядно отображены на экране: исполнители, сроки, текст поручения и контролер.
О наличии сформированной предрезолюции можно понять по соответствующей иконке в колонке "С" ( Состояние исполнения задачи ) в режиме "Входящие задачи" руководителя.
Ранее для ознакомления руководителя с пояснениями помощника ( Служебными отметками ) размещались на закладке "Подробно", что требовало лишних действий для рассмотрения подробностей предрезолюции.
Теперь для упрощения работы руководителя по формированию поручений в режиме "Входящие задачи" в колонке "С" добавлены новые иконки к типу задания "На резолюцию", сигнализирующие о наличии служебных отметок. Кроме того, служебные отметки перенесены на первую закладку, в результате чего отпала необходимость переходить на закладки при рассмотрении документов.
Однако напоминаем, что прежний функционал закладки "Подробно" также остается активным. Переходя на данную закладку, Вам будут доступны подробности по исполнителям данного задания.
Подготовка проекта резолюции по входящему документу – отличный способ сэкономить рабочее время руководителя. Система Олимп помогает Вам автоматизировать этот процесс, сделать его более наглядным и контролируемым.