Служебные записки в системе Олимп

На Сарапульском электрогенераторном заводе успешно завершен ещё один этап внедрения системы электронного документооборота Олимп – «Служебные записки». В июле 2020 года решение информационной системы Олимп «Служебные записки» приказом генерального директора было переведено в промышленную эксплуатацию. Проект по автоматизации деятельности связанной с обработкой служебной записки длился чуть больше 4х месяцев. Из них два месяца шло обучение пользователей и 1,5 мес. опытной эксплуатации. Такой короткий срок внедрения является лучшим подтверждением профессионализма специалистов, которые участвовали в этом проекте:

ОТ ЗАКАЗЧИКА:

Седов А.Г. – начальник отдела АСУП

Липихин А.Г. – зам.начальника отдела АСУП.

Черепанова Т.Л. –начальник бюро ИТ отдела

Субботина А.Л. – начальник отдела делопроизводства

Мингазова В.Р – инспектор по контролю

ОТ ИСПОЛНИТЕЛЯ:

Михайлова О.В. – бизнес - аналитик процессов ЭДО

Шляхтин А.Б. – технический директор.

Автоматизация работы со служебными записками для СЭГЗ являлась одной из приоритетных задач при внедрении системы электронного документооборота. Благодаря проектной группе и системе Олимп АО СЭГЗ получил автоматизацию всего цикла обработки служебных записок, настраиваемые маршруты согласования, необходимые шаблоны документов, а также полную историю хода исполнения каждого документа.

Мы уверены, что данный опыт работы будет актуален для большинства крупных организации, поэтому рады предоставить Вам подробный материал нашего проекта по организации обмена служебными записками.

«Служебная записка» в АО СЭГЗ

На Сарапульском электрогенераторном заводе взаимодействие между подразделениями организовано путем обмена служебными записками.

Документ «Служебная записка» в АО СЭГЗ предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. С их помощью происходит передача информации, которая может стать основанием для принятия управленческих решений.

Однако при обмене бумажными служебными записками у сотрудников предприятия часто возникало масса вопросов:

• отправлена ли служебная записка адресату?
• кто назначен по ней исполнителем?
• был ли подготовлен ответ?
• как увидеть историю связанных служебных записок?

Благодаря внедрению системы электронного документооборота Олимп сотрудники АО СЭГЗ забыли о данных вопросах. Теперь Олимп ежедневно помогает пользователям правильно подготавливать документы, подсказывает маршрут согласования, а также в наглядном виде представляет историю хода исполнения каждого документа.

Решение «Служебная записка» системы Олимп поддерживает весь цикл работы с документом: создание, согласование, регистрацию, рассмотрение и исполнение.

Преимущества работы со служебными записками в системе Олимп:

НАЛИЧИЕ ШАБЛОНОВ

Олимп имеет встроенный редактор, благодаря которому исключается необходимость устанавливать на рабочие места дополнительные офисные приложения для формирования и печати служебных записок.

Олимп позволяет быстро сформировать служебные записки на основании шаблонов, что исключает возникновение ошибок при наборе текста от руки.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ВСЕХ ЦИКЛОВ РАБОТЫ

После отправки служебной записки на согласование у документа появляется статус «Находится на согласовании» , а в истории отражается информация, о том, кому она поступила.

Когда документ будет согласован/утвержден, история дополнится новыми данными о результате рассмотрения.

Система держит инициатора в курсе всех событий, которые происходят с его документом. После согласования у данного документа меняется статус, о чем свидетельствует новый значок . Он говорит о том, что документ поступил на регистрацию. После регистрации он будет автоматически отправлен адресату.

ИСТОРИЯ ИСПОЛНЕНИЯ

Система Олимп информирует о каждом этапе работы с документом. Всю необходимую информацию о ходе исполнения служебной записки система предоставляет инициатору на закладке «Связанные документы». Здесь отображается служебная записка, и кто её согласовывал в Вашем подразделении.

Подчиненный документ — это Ваша записка, зарегистрированная в подразделении адресата. У данного документа виден статус – «Отправлена на резолюцию» . Сотрудник, у которого она находится на рассмотрении, отображается в нижнем списке. Когда служебная записка будет рассмотрена, и по ней назначат исполнителя, эта информация тут же станет Вам доступна.

Ход рассмотрения и исполнения служебной записки прозрачен, понятен и удобен для просмотра.

Но не только инициатор служебной записки владеет подробной информацией о ее движении. Адресат тоже получает всю необходимую информацию для рассмотрения и исполнения служебной записки.

В качестве примера зайдем в программу от имени исполнителя, которому адресована служебная записка.

На закладке связанные документы первым в списке (выделен желтым цветом) находится документ, поступивший в его подразделение, от отдела кадров:

Ниже приведена история работы с этим документом. Сотрудник видит начальника своего подразделения, который рассмотрел служебную записку и себя, как исполнителя по этому документу.

Подчиненный документ — это карточка служебной записки, исходящая от подразделения адресата. Исполнитель может посмотреть, как шел ход работы с этим документом в другом подразделении.

Таким образом, сотрудники АО СЭГЗ получили универсальный инструмент взаимодействия, позволяющий быстро находить необходимые документы и максимально сократить время работы с ними.

Система Олимп наладила весь процесс документооборота служебной записки на предприятии: создание, согласование, регистрацию, контроль исполнения и хранение в системе. Использование информационной системы значительно повысило скорость обмена документами между подразделениями.

Делайте свою работу проще и Вы, вместе с системой Олимп.