УДАЛЕНКА ДЛЯ КАДРОВИКА

Как узаконить переписку и переговоры с сотрудниками?

На данный период времени отправлять документы по почте в сложившейся ситуации в стране почти невозможно. Так или иначе, почтовые отделения закрыты, а Вы и остальной персонал соблюдаете режим самоизоляции и не выходите из дома.

С полноценным обменом электронными документами также возникают сложности. Получать усиленную квалифицированную цифровую подпись для каждого работника на удаленнной работе достаточно затратное и трудоемкое дело.

Таким образом, самыми удобными и законными способами для переговоров кадровика с остальным персоналом являются:

  • обмениваться с сотрудниками письмами и документами по электронной почте (если документы не подписаны цифровой подписью, необходимо сортировать и сохранять письма до завершения удаленной работы);
  • переписываться с сотрудниками в мессенджерах, сохранять историю переписки до конца работы на удаленке;
  • обговаривать вопросы по телефону или скайпу, и предупреждать людей о записи разговора, (сохранять записи);
  • публиковать документы и сообщения на корпоративном портале — в специальной группе или канале, который создали кадровики.

В иной ситуации такие доказательства вызвали бы сомнения у проверяющих и в суде. Но сложившаяся ситуация не является обычным обстоятельством так как:

  • Сотрудники находятся дома и обязаны соблюдать режим самоизоляции.
  • Их нельзя заставить выйти в офис только для того, чтобы получить какой-то документ или подписать его «живой» подписью.
  • В приоритете — безопасность сотрудников.

КАК УЗАКОНИТЬ ДАЖЕ УСТНЫЕ ЗАЯВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ

Запретить издавать заявления сотрудникам период нерабочей недели невозможно, особенно если речь идет об увольнении. Но передать его в отдел кадров, как прежде, персонал также не может.

Таким образом, у нас для Вас есть несколько рекомендаций для получения заявлений от работников в данный период удаленной работы:

  • Если у работник есть цифравая подпись, и он может подписать свое заявление - примите у него электронный документ по эл.почте и передайте руководителю для согласования.

В иных случаях, когда у сотрудника нет эл.почты, используйте следующие способы:

  • Примите письмо по корпоративной эл. почте. Подтвердите письменное заявление от сотрудника личным звонком: уточните просьбу, а звонок запишите.
  • Попросите работника написать заявление от руки и подписать его. Такое заявление примите в виде скана или фотографии, а заявление на бумаге попросите сотрудника сохранить до тех пор, пока не выйдете на работу в офис.
  • Попросите направить Вам заявление с курьером.

Назад