ПРИЕМЫ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ В СИСТЕМЕ ОЛИМП
Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии является сокращение сроков согласования и передачи документов и поручений на исполнение. Для достижения этого обычно рекомендуют:
- подключить к ЭДО максимально возможное количество специалистов;
- ввести правила исполнения задач с указанием сроков для каждого типа поручения.
- отправлять сотрудникам документы и задачи только через систему ЭДО.
На проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда топ менеджеры отказываются от включения их в ЭДО и поручают работу с документами и задачами своим помощникам. Такой подход вполне приемлем и оправдан, если руководителю удобно запрашивать необходимую для него информацию, и он готов ожидать ответов.
А если нет? Если руководителю требуется информация об исполнении конкретного документа или пункта распоряжения прямо сейчас? Мало того, если при получении ответа на свой вопрос появилось еще масса вопросов?
Каждый раз делать запросы помощнику не всегда удобно и занимает много времени.
Как подключить руководителя к системе электронного документооборота без долгих муторных обучений?
Для того, чтобы руководитель смог в полной мере использовать все преимущества электронного взаимодействия, необходимо:
- определить его ежедневные ключевые действия;
- предоставить инструмент (программу) позволяющий интуитивно выполнять эти действия с гораздо меньшей трудоемкостью.
Понимая ситуацию с подключением руководителей к системе электронного документооборота, мы разработали удобный инструмент для формирования резолюции.
РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЕЙ В СИСТЕМЕ ОЛИМП
Резолюция это одно из наиболее частых действий руководителя, которое им выполняется.
При входе в систему Олимп руководителю доступны все документы, поступившие ему на резолюцию. Каждый такой документ имеет специальный значок, информирующий о статусе. Для ознакомления с документом в системе Олимп имеется превью, которое моментально открывает документ для просмотра:
Руководителю достаточно дважды кликнуть по документу система сама предложит ему варианты резолюций (шаблоны).
Другой вариант руководитель сам определяет исполнителей и типовое задание:
Руководителю потребуется сделать только три клика мышкой! Такие незамысловатые действия может выполнить каждый руководитель, потому что это:
- Легко
- Быстро
- Удобно
Для получения необходимых сведений по какому-либо документу руководителю достаточно перейти на закладку «ИСТОРИЯ», где просматривается ход движения документа и отображается рецензия назначенных исполнителей:
Так с системой Олимп включение руководителя в работу становится абсолютно «безболезненным», а сам руководитель получает массу преимуществ:
- Исключение бумажных экземпляров документов на своем рабочем столе;
- Удобство работы с Ленточным меню системы Олимп. На нем отображаются все необходимые для работы с документом действия.
- Возможность моментально получить информацию о каждом документе. На закладке «История» отображается полная история работы над документом.
- Удобство рассмотрения поступившего на резолюцию документа через превью. Данная функциональность позволяет без открытия новых окон ознакомиться с текстом документа.
- Получить информацию о первоисточнике. На закладке «Связанные документы», представлен список всех связанных документов.
- Получить мнение назначенных специалистов в виде форума (переписки). На закладке «Форум» представлена переписка в рамках конкретного документа, здесь специалисты могут задать интересующие их вопросы и получить на них ответы. В переписке могут участвовать только исполнители данного документа.
- Сплит позволяет расширить или сузить смежную область для отображения большего количества информации.
Система Олимп – это своего рода, монитор руководителя, позволяющий проводить анализ состояния исполнения выданных заданий и контролировать ход и своевременность исполнения выданных поручений.