ПРОЩЕ, БЫСТРЕЕ, ПРОЗРАЧНЕЕ

Ну что, как отдохнули? Надеемся, Ваша первая полноценная рабочая неделя в этом году проходит продуктивно!

Сегодня знакомим Вас с возможностями системы Олимп по автоматизации работы с документами. Если "влиться" в работу после праздников достаточно сложно, то в качестве альтернативы к статье предлагаем Вам просмотр нашего видео. А для всех остальных, оставляем подробное описание этапов работы под этим видео.

Этапы работы с внутренними документами в системе Олимп

Управление предприятием зачастую строится на организационно-распорядительных документах, коротко ОРД.

Обработка таких документов состоит из этапов:

• Подготовка проекта
• Согласование
• Регистрация
• Исполнение
• Контроль исполнения пунктов ОРД
• Архивное хранение исполненного документа.

Процесс работы с ОРД занимает огромное количество времени у большого круга специалистов.

Система Олимп позволяет автоматизировать процесс обработки распорядительного документа, снизить его трудоемкость и как следствие повысить эффективность управленческой деятельности.

ПОДГОТОВКА ОРД

При подготовке распорядительного документа в системе Олимп достаточно выбрать тип создаваемого документа, и заполнить всего два основных поля: тема и содержание.

Распорядительные пункты указываются на соответствующей закладке. Система сама определит маршрут согласования документа и место его регистрации. В случае необходимости в маршрут могут быть внесены изменения, например, замена специалиста.

Кроме того, система может автоматически включать в маршрут согласования лиц, из пунктов распорядительного документа. Перед отправкой документа на согласование система сформирует его электронный образ с заполненными реквизитами.

СОГЛАСОВАНИЕ ОРД

Поступивший на согласование документ имеет специальный значок и соответствующее задание.Текст ОРД доступен для просмотра в превью.

После ознакомления с документом согласующий вносит свою рецензию с указанием результата согласования:

• закончил положительно
• положительно с замечаниями
• отрицательно.

Получив замечания, инициатором в проект вносятся доработки, и документ направляется на следующий круг согласования.

Преимущество системы в том, что в ней сохраняется вся история работы с документом. Вы увидите, кто не согласовал документ, и по какой причине.

После успешного прохождения маршрута документ автоматически поступит на регистрацию.

РЕГИСТРАЦИЯ ОРД

Если на предприятии документ утверждается без использования цифровой подписи, то он распечатывается и подписывается руководителем. После чего сканируется и регистрируется в электронном журнале системе Олимп.

ИСПОЛНЕНИЕ

Исполнение документа, в том числе предполагает исполнение его пунктов.

Поэтому в журнале внутренних документов на закладке «Исполнение» нажатием всего одной кнопки можно сформировать перечень задач в соответствии с текстом ОРД. Поручения и электронный образ документа мгновенно поступят сотрудникам.

Аналогичным образом документ может быть отправлен на ознакомление.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Для осуществления контроля за исполнением поручений распорядительного документа, в журнале внутренних документов предусмотрена цветовая индикация. Документ с просроченными заданиями или отрицательными рецензиями подсвечивается красным шрифтом.

На основании выполненных контрольных заданий формируется коэффициент исполнительской дисциплины, который может быть применен в системе мотивации.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

После регистрации документа или исполнения всех поручений, документ помещается в соответствующий раздел хранилища.

Таким образом, можно обеспечить хранение распорядительных документов в одном месте с определением к ним доступа сотрудников в зависимости от содержания документов и компетенций специалистов.

Система Олимп предоставляет большие возможности для автоматизации работы с внутренними документами предприятия. Их подготовка становится проще, согласование быстрее, а контроль исполнения прозрачнее. Экономьте время на реализацию более сложных задач, а процесс обработки внутренних документов доверьте системе Олимп.