ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
НОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ И ПРИЕМЫ РАБОТЫ
Система Олимп постоянно развивается и совершенствуется, отвечая запросом современной жизни. А современная жизнь все чаще цифровая, и в ней появляется все больше цифровых документов, с которыми мы работаем. Электронный документооборот Олимп предоставляет эффективные инструменты и методики для работы с цифровыми документами. О некоторых из них расскажем в данной статье.
УДОБНО
Как известно, в длинном списке новаций девятой версии системы Олимп одно из первых мест заслуженно занимает предпросмотр файла. Под словом "предпросмотр" понимается экранная область для оперативного чтения документа. Для системы электронного документооборота удобство ознакомления с текстом документа – ключевой показатель качества.
Быстрый просмотр файлов на экране без вызова дополнительных приложений. Удобно? Несомненно!
Обновление уже работает, а мы продолжаем улучшать его, анализируя Ваши предложения.
ОПЕРАТИВНО
Предпросмотр – удобный инструмент работы с документами, но для некоторых типов файлов работает не достаточно оперативно. Широко распространенные файлы Word и Excel достаточно ресурсоемкие, многие компьютеры не справляются с их оперативным открытием, а значит процессы работы пользователя могут занять большее количество время. Кроме того, для файлов специальных форматов (чертежи, сметы и т.п.) может не работать режим предпросмотра, так как он не предусмотрен соответствующими редакторами.
В новой версии системы Олимп мы предлагаем методику работы и программные средства, которые решат проблему долгого ожидания открытия файла.
Суть решения состоит в переходе к работе с файлами универсального формата PDF. Он уже стал форматом для межкорпоративного и межведомственного документооборота, настало время и во внутреннем документообороте уйти от многообразия типов файлов и программ для их просмотра к наиболее популярному типу.
При необходимости система Олимп сама преобразует файл в формат PDF при отправке исполнителям. А мастер предпросмотра таких файлов включен в состав системы.
БЕЗОПАСНО
Большинство сотрудников получают документы для ознакомления и согласования или исполнения, следовательно, потребности в редактировании файла у них нет.
Чтобы исключить вероятность случайного удаления или изменения документа другими пользователями, а также значительно сократить время его открытия, файл можно сделать доступным только для чтения. Его можно будет просмотреть и сохранить на диске, но нельзя изменить.
В том случае, когда в процессе работы над документом некоторые сотрудники должны изменять документ, им в системе Олимп можно установить специальные права доступа к файлу.
Система Олимп непрерывно улучшает производительность и предоставляет пользователям наилучшие возможности просмотра, редактирования, создания, упорядочения и защиты документов.
Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать Вас актуальными обновлениями: в данной статье перечислены последние обновления и усовершенствования в работе нашей программы. Для того, чтобы оставаться в курсе последних событий и пользоваться преимуществами нашей системы одними из первых, рекомендуем подписаться на наш сайт технической поддержки, либо щелкните здесь, и подпишитесь на автоматические уведомления о наших новостях по электронной почте.