ПОЗДРАВЛЕНИЕ ПАРТНЕРОВ – ЭТО ПУТЬ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛОВОЙ РЕПУТАЦИИ.
Каждое предприятие дорожит своей репутацией делового партнера, которая выстраивается годами. Чтобы занять высшие позиции на рынке компании формируют свой индивидуальный имидж. Имидж – это эмоции, которые превращаются в высокую для компании ценность – репутацию.
АО ИЭМЗ Купол на протяжении многих лет поддерживает свой деловой имидж, заботясь о партнерах и оказывая им внимание в знаменательные дни. Для поздравлений на предприятии организован целый процесс создания базы деловых партнеров, подготовки и отправки открыток, подбора подарков.
Для автоматизации такого приятного процесса как поздравления в системе Олимп предусмотрен отличный функционал. Он позволяет формировать списки поздравляемых, отправлять электронные открытки, подбирать подарки и не повторяться относительно прошлых лет. Далее мы поделимся с вами приемами автоматизации поздравительного процесса на примере системы Олимп.
1. Этап. Настройка.
Определение торжественных событий
Для начала определим основные торжественные события, например,
- День основания организации, например, день завода.
- Профессиональные праздники (день металлурга, машиностроителя или нефтяника).
- Общенациональные праздники (новый год, 8е марта, 23е февраля и День Победы).
- Индивидуальные праздники чаще всего – это дни рождения и юбилеи.
Большинство этих событий уже присутствует в программе, вам останется внести недостающие.
Подготовка базы деловых партнеров
Важный момент, поздравление – это всегда действие (звонок, встреча, отправка подарка почтой), обращенное к конкретному лицу. Поэтому первое что необходимо сделать - это подготовить в программе список поздравляемых лиц.
Лицо может быть представителем организации партнера, например, генеральный директор. А может быть и физическим лицом, не относящимся к какой-либо организации, например, бывший сотрудник или просто уважаемая личность.
Для поздравления с днем рождения в карточке лица нужно указать дату рождения, возможно без указания года и установить признак «Поздравлять». Также на закладке «Праздники» следует определить те, с которыми планируется человека поздравлять.
Еще один важный момент, бывают праздники, относящиеся не к человеку, а к организации в целом, например, день рождения компании. Как быть в этом случае, кого поздравлять?
В системе Олимп заводится список корреспондентов (организаций) – тех самых деловых партнеров, с которыми осуществляется переписка и другие взаимодействия. День основания (регистрации) компании указывается в карточке корреспондента на закладке «ПРОЧЕЕ» и обязательно устанавливается признак «Поздравлять».
Как правило организацию представляет её руководитель, т.е. первое лицо. Чтобы система могла определить лицо для поздравления с днем рождения компании, следует у руководителя установить роль – 1 лицо.
Итак, мы провели все необходимые настройки и манипуляции, теперь перейдем к поздравлениям.
2. Этап. Поздравление.
Автоматическое формирование списка лиц для поздравления
В режиме «Планирование поздравлений» система подготовит список всех лиц, которых необходимо поздравить в указанный вами период.
Задача специалиста, выбрать из предложенного списка тех, кого в предстоящем месяце ваша компания планирует поздравить.
Система подскажет, что этому человеку дарили в прошлом году:
- Открытку
- Цветы
- Кондитерское изделие
- Сувенир.
Эта информация представлена в программе в виде галочек в колонках. На соответствующей закладке можно видеть, какие ранее были подарены сувениры, чтоб не повторяться в текущем году.
Выбор подарка и отметка о вручении
Если в этом году по подаркам будут изменения, то их необходимо отразить в программе (поменять галочки и добавить новый сувенир).
Когда подарки будут вручены, факт исполнения поздравления отмечается на закладке «События». На этой закладке видно с какими праздниками поздравляли этого человека и что дарили.
Поздравления в системе Олимп позволят не забыть про важные для ваших партнеров события, подобрать правильные подарки и не повторяться с поздравлениями. Вы всегда будете владеть информацией о фактической дате события, ответственном и тех обстоятельствах, которые в тот момент происходили.
Аналитические отчеты
В программе присутствуют формы отчетов, которые покажут:
- Какие организации вы поздравляли.
- Сколько всего было подарено открыток, поздравительных адресов, цветов, кондитерских изделий и сувениров.
- На какую сумму были сделаны подарки.
Отчеты помогут выявить организации, которых Вы поздравляете меньше или вообще не поздравляете. Система позволит проанализировать понесенные затраты и при необходимости их скорректировать в следующий поздравительный период.
С системой Олимп Вы заработаете и сохраните репутацию делового партнера.