Городское жилищное управление
Сокращение потерь с системой Олимп
Муниципальное автономное учреждение «Городское жилищное управление Управляющая компания в жилищно-коммунальном хозяйстве города Ижевска» по праву считается первой и наиболее крупной управляющей компанией Ижевска. Вся деятельность ГЖУ неразрывно связано с ростом и развитием города.
В настоящее время МАУ «ГЖУ Управляющая компания в ЖКХ г. Ижевска» ведет управление содержанием, эксплуатацией, техническим обслуживанием и ремонтом жилищного фонда и инженерной инфраструктуры.
Основные задачи
Для обеспечения работы большого коллектива предприятия в согласованном режиме руководством управления было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Основными задачами являлись исключение ситуации утери документов, своевременное исполнение обращений жителей и сокращение временных затрат на создание, согласование и поиск документов. Для повышения исполнительской дисциплины сотрудников руководству требовался инструмент для полного контроля всех этапов работ сотрудников с заданиями и документами.
Разработка эффективных решений
Благодаря внедрению системы электронного документооборота Олимп в компании было реализовано:
- Регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
- Создание и запуск на согласование внутренних документов организации;
- Создание заданий и поручений в системе, а также мониторинг их исполнения;
- Регистрации письменных и личных обращений граждан;
- Контроль исполнения и анализ поступающих обращений граждан;
- Выведение в печатной форме информации о неисполненных контрольных документах в различных разрезах.
В результате использования системы «Олимп» в компании повысилась исполнительская дисциплина и скорость прохождения документов, значительно сократилось время поиска, передачи и обработки документов, уменьшилось затрачиваемое время на исполнение поручений, снизились риски потери документов, уменьшились затраты на изготовление бумажных копий.
Время согласования отдельных документов снизилось от нескольких дней до нескольких часов. Работа регистраторов полностью автоматизирована.