Буммаш

Ускорение документооборота и повышение контроля исполнения

ОАО "Буммаш" - это предприятие полного машиностроительного цикла, включающего все этапы изготовления тяжелого оборудования для самых разных отраслей промышленности - от литья и поковок до контрольной сборки готовых технологических линий.

Выбор и внедрение системы электронного документооборота являлся закономерным шагом в развитии компании. Одной из актуальных проблем для предприятия оставалось ускорение документооборота и повышение контроля исполнения, поэтому ИТ-специалисты предприятия начали знакомиться с различными решениями, существующими на рынке систем электронного документооборота. В качестве вариантов было рассмотрено несколько российских программ и выбрана система электронного документооборота Олимп.

Задачи, стоящие перед внедрением

  1. Обеспечить быструю и слаженную работу большого предприятия рассредоточенной на обширном пространстве в различных корпусах. Улучшить взаимодействие цехов и подразделений в оперативной работе с документами.
  2. Снизить временные и материальные затраты уходившие на копирование документов.
  3. Исключить случаи утери документов.
  4. Реализовать механизм подтверждения исполнения заданий контрольных документов в электронном виде.
  5. Оптимизировать и запроектировать внутренние процессы движения документов.
  6. Организовать единую общедоступную контактную базу сотрудников предприятия внутри системы.

Результаты внедрения

В результате внедрения системы существенно сократился бумажный документооборот, увеличилась скорость обработки документов внутри организации.

Так как работа по созданию и согласованию документов была реализована в электронном виде - снизились расходы на бумагу и обслуживание оргтехники.

Значительный результат внедрения системы заключается в том, что появился удобный инструмент для контроля исполнения огромного количества распорядительных документов предприятия.

Работа канцелярии была полностью автоматизирована. Значительно ускорилась процедура согласования документов сотрудниками удаленных цехов и подразделений. В ходе работ оптимизированы и приведены в соответствие процедуры создания, согласования распорядительных документов.

У руководителей подразделений появилась возможность выдачи и мониторинга исполнения поручений.