АССО-Строй

Документооборот Олимп для строительной документации


Группа компаний «АССО-Строй» — одна из ведущих строительных организаций Удмуртской Республики, работающая на рынке с 1995 года. Сегодня компания является одним из ведущих региональных девелоперов, имеющих в активе опыт реализации проектов как жилой, так и коммерческой недвижимости, в том числе с привлечением крупных федеральных партнеров.

Осуществление деятельности в «АССО-Строй» всегда сопровождалось большими объемами документации, включающей проектные и договорные документы, результаты переписки с подрядными организациями и контролирующими органами, решения совещаний по проектам. Перед сотрудниками организации часто вставала необходимость упорядочения работы с документами и их быстрого поиска.

Ключевые задачи

Для оптимизации работы сотрудников руководство компании поставило задачу по внедрению полноценной корпоративной системы электронного документооборота. После анализа систем, представленных на рынке документооборота Удмуртской Республики, была выбрана система Олимп.

Перед сотрудниками нашей компании ставились задачи:

  • автоматизации процессов документооборота,
  • перевод электронного архива, построенного на базе файловой системы ОС Windows, в электронное хранилище документов на базе Олимп

Оперативные пути решения

Внедрение началось в марте 2011 года. На первых этапах были автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов.

Специально для «Ассо-Строй» проектировались типовые схемы бизнес-процессов:

  • согласования договоров и договорных документов;
  • создания, согласования и утверждения приказов по основной деятельности;
  • согласования служебных записок и заявок

Сотрудники проявляли огромную заинтересованность во внедрении системы. Активно, совместно с разработчиками, участвовали в подготовке технических заданий в рамках предложений по развитию функционала системы. Это значительно помогало найти наиболее оптимальное решение для компании

Эффект от внедрения системы

После внедрения ощутимо сократился бумажный документопоток и увеличилась скорость обработки документов внутри организации.

В будущем для расширения возможностей планируется произвести развертывание web — сервера, для обеспечения удаленной работы с системой, а также внедрение задачи «Олимп — Управление совещаниями».