СОВЕЩАНИЯ И ЗАСЕДАНИЯ

Совещания и заседания являются неотъемлемой частью работы каждой компании. Именно на таких мероприятиях обсуждают взлеты и падения, подводят итоги работы, намечают стратегии дальнейшего развития. Такие совещания как правило имеют регулярную периодичность и планируются заблаговременно на предстоящий год.

Планирование таких совещаний чаще всего не вызывает трудностей, расписание многих из них уже известно на год вперед. Другое дело оперативные мероприятия, которые возникают внепланово в течение года. Как правило на крупном предприятии бывает несколько залов, однако при необходимости провести внеплановый конкурс или партнерский форум возникает много вопросов:

• Какой зал свободен на нужную дату?
• Подходит ли свободный зал для проведения данного мероприятия?
• Какая вместимость зала?
• Имеется ли в зале необходимое оборудование?

Для решения вышеперечисленных вопросов в системе Олимп присутствует отличный функционал, позволяющий вносить коррективы в утвержденный план мероприятий без каких-либо сложностей.

МОДЕЛЬ РАБОТЫ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ МЕРОПРИЯТИЙ В СИСТЕМЕ ОЛИМП:

ПОДГОТОВКА К МЕРОПРИЯТИЯМ

В системе уже присутствует перечень всех видов проводимых мероприятий:

Каждому мероприятию определено название, место проведения, председатель, секретарь, продолжительность, расписание, постоянные участники, шаблон повестки. Такая «заготовка» позволяет значительно ускорить процесс планирования совещания.

Также для планирования мероприятий важно понимать характеристики помещений, к примеру, для проведения форума необходим зал с большой вместимостью, а для проведения презентации нужно помещение со специальным оборудованием. Данная информация также доступна в системе Олимп.

В карточке места проведения мероприятия присутствуют следующие характеристики:

• вместимость (макс. кол. участников);;
• проекционное оборудование (проектор, монитор);
• звуковое оборудование;
• наличие трибуны, сцены;
• телеконференции (наличие оборудования для телемоста);
• площадь помещения;
• время (доступность помещения).

Такая информация поможет ориентироваться при выборе места проведения мероприятия в зависимости от его формата.

ПЛАНИРОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ

На указанную дату система автоматически рассчитывает и подготавливает план мероприятий на предстоящий год. В нем указаны залы и даты, в которые будут проводиться соответствующие совещания.

В течение года у разных служб возникает потребность провести совещание, планерку, поздравление или любое другое мероприятие. Чтобы сделать заявку на бронь нужного зала необходимо понимать какой зал и в какое время свободен. Для этого в системе Олимп разработан специальный режим «Планирование совещаний» в котором по дням отображается занятость тех или иных помещений.

Его задача проинформировать сотрудников о времени проведения мероприятий и местах, в которых эти мероприятия будут проводиться. Благодаря данному режиму сотруднику, работающему в программе, становится намного проще делать заявку на бронь того или иного помещения, поскольку система предоставляет наглядные данные о проводимых мероприятиях (календарная загруженность как всех залов, так и каждого в отдельности).

Комплексный подход к решению организации и проведения совещаний является залогом результативной работы всей компании в целом. Выбирайте для этого дела грамотного помощника - доверьте эту работу системе Олимп.