Функции "КОПИЯ" И "СВЯЗАННЫЙ"

Документ — ключевой носитель информации в организации. С увеличением количества корпоративного контента возрастают и требования к обеспечению документооборота: созданию, хранению, доступности и поддержанию его в актуальном состоянии.

Одно из основных понятий, используемых в системе электронного документооборота Олимп — электронный документ.

Каждый электронный документ системы состоит из содержимого и реквизитов (карточки с набором атрибутов, описывающих его). При регулярном создании схожих документов (с одинаковым содержанием/маршрутом согласования и т.п.) пользователю необходимо иметь под рукой удобный функционал для облегчения и ускорения совершаемых действий в программе.

Именно для таких случаев, при оперативном создании однотипных документов в системе Олимп предусмотрены специальные возможности.

ФУНКЦИИ "КОПИЯ" И "СВЯЗАННЫЙ"

В режиме Исходящие задачи на ленточном меню присутствуют 2 иконки "Копия" и "Связанный".

Функция "Копия" позволяет скопировать поля карточки документа с вложениями или без них в новую карточку при создании документа.

При регулярном создании документов, например, с одинаковым содержанием и/или одинаковым маршрутом согласования и т.п., пользователю нет необходимости создавать новый документ и заполнять поля карточки регистрации в системе документооборота Олимп - достаточно спозиционироваться на подобном ранее созданном документе (в любой подгруппе задач) и нажать иконку "Копия".

На вопрос о копировании вложений ответить положительно, если вложения необходимо перенести в новый документ, или отрицательно, если не надо.

Далее, при необходимости, внести изменения в карточку или вложения и нажать "ОК". Новый документ, сформированный на основе ранее созданного, запустится в документооборот.

Несомненно, этот функционал очень удобен, но следует быть внимательным, так как копируются все основные поля карточки регистрации в системе документооборота, в том числе информация о входящем документе, если исходный документ был ответом на запрос (наблюдатели, адресаты, список рассылки, место регистрации и т.д.). Соответственно при редактировании нового документа в необходимые поля следует вносить изменения.

Если необходимо создать документ в дополнение/изменение/отмену к ранее направленному, то необходимо в группе "Исполненные" спозиционироваться на исходном документе и нажать иконку "Связанный".

В этом случае установится связь с ранее направленным документом. По умолчанию установлена связь - дополняет, при необходимости вид связи можно изменить.

Таким образом, связанные документы могут указывать не только делопроизводители в момент регистрации документов, но и сами исполнители на этапе создания документа могут установить связь.

С использованием данных возможностей Вы ускорите процессы согласования документов, повысите оперативность доступа к информации и сведете к минимуму временные затраты на создание копий.