Объединение строк без потери необходимых данных

При работе с программой может случиться так, что пользователь по своей невнимательности внес одинаковые данные. Такая ситуация может возникнуть, когда в системе работают несколько пользователей: не найдя нужный, заводится новый, тем самым создавая дубли.

По итогу, данный случай создает ряд неудобств не только в работе пользователя, но и других сотрудников, а также путаницу всех данных компании.

Как устранить дубли в программе?

Для удаления дублей в системе Олимп предусмотрен следующий функционал. Рассмотрим принцип его работы.

Пример:

Имеется некоторая База данных с информацией о клиентах, в которой каждый столбец содержит определённые детали о контрагенте, такие как пол, ФИО, должность, телефон и так далее.

Мы хотим объединить повторяющиеся строки, относящиеся к одному клиенту, но исключить неверное значение его должности – Менеджер отдела продаж.

При выполнении слияния строк, Вы можете достичь желаемого результата следующим способом:

Для того, чтобы объединить дубли необходимо выделить повторяющиеся строки и встать курсором на сохраняемый элемент, а именно на обозначение должности – Начальник отдела продаж (поскольку как мы выявили ранее, должность менеджера по продажам является ошибочной). Далее нажимаем на значок Объединение.

Во всплывающем окне выбираем необходимое действие. В данном случае нам необходимо удалить значение Менеджер по продажам, следовательно, убираем Строку 1.

Теперь все данные объединены в одну строку. В объединённой ячейке сохранилось только выбранное нами значение из верхнего показания ячейки диапазона. Значение Менеджер по продажам удалено.

Таким образом, используя штатный функционал программы, можно очистить данные от таких элементов, как ошибочные двойники. Их удаление производится обычным способом, через объединение повторяющихся записей и устранения ошибочных данных. При больших объемах информации советуем Вам периодически проверять справочники во избежание путаницы в учете и захламления информационной базы ненужными элементами.

Для быстрого выявления двойников в системе возможно использовать фильтры, например, для выявления организаций с одинаковых ИНН выберем фильтр «Дубликаты ИНН»:

В списке останутся организации имеющие одинаковые ИНН. Кликнув дважды по шапке таблицы с Названием организации, система построит список в алфавитном порядке и одинаковые организации можно будет быстро вычислить:

В системе Олимп возможно спроектировать любые необходимые Вам фильтры, мастер-класс о способах создания фильтров Вы узнаете в нашей следующей статье.