Формирование отчетов
Каждый человек в работе сталкивается с необходимостью сформировать имеющуюся информацию в виде отчета. Внутренние отчеты позволяют оперативно обеспечить управленческий персонал информацией важной для принятия управленческих решений.
Информация представленная в отчете должна быть полной, но не излишнейй, удобно расположенной, информативной и наглядной. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку результатов, их отклонение от цели, определение существующих недостатков, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. С учетом многообразия потребностей управленцев необходимо иметь большой набор отчетов.
РАБОТА С ОТЧЕТАМИ В СИСТЕМЕ ОЛИМП
Специалист, работающий в Олимп, может вызвать режим печати отчетов, легко сформировать и напечатать нужный ему отчет. Если нужно только посмотреть данные отчета, достаточно вывести его на экран. В ряде случаев бывает удобно экспортировать отчет в файл Word или Excel.
ВИДЫ ОТЧЕТОВ
В системе присутствует набор предустановленных типовых форм отчетов, которые могут быть дополнены специальными отчетами для каждой организации. Для создания новой формы отчета используется внутренний генератор отчетов.
Специальные отчеты выделены в списке жирным шрифтом. Это подчеркивает, что такие отчеты разработаны специально по требованиям данной организации. Олимп позволяет создавать отчеты на основании имеющихся или совершенно новые варианты. Причем сделать отчет может обычный пользователь без навыков разработчика.
Ввиду того, что различных отчетов со временем может стать великое множество, а регулярно используются единицы, у сотрудника возникает желание убрать из списка ненужные. Это стремление оправдано. Оно направлено на оптимизацию рабочего пространства, на убирание всего лишнего и неиспользуемого. Для осуществления этого желания уже разработаны все инструменты.
НАСТРОЙКА ВЫБОРА НЕОБХОДИМЫХ ОТЧЕТОВ В ОЛИМП
Наверное, не все пользователи знают, что существует настройка отображения только необходимых для работы отчетов. Рассмотрим, как в программе можно легко и быстро настраивать список отчётов именно под Ваши требования.
Сделать это в программе очень просто: после входа в режим печати отчета, на панели инструментов следует выбрать пункт меню «Настройка».
В открывшемся окне все используемые отчеты отмечены галочкой. Это означает, что они видны пользователю при входе в режим печати. Чтобы исключить из списка не нужные отчеты необходимо снять галочки на соответствующих строках и закрыть окно.
Теперь в списке отчетов Вы увидите только те, которые считаете нужными. В любой момент можно вернуть в список тот отчет, который ранее убрали.
Теперь рассмотрим ситуацию крупного предприятия, когда отчетов еще больше, а часть из них уже не востребована и должна быть убрана из списка доступных всех пользователей системы. Чтобы исключить ненужные отчеты у всех сотрудников, администратору необходимо выполнить следующие шаги:
- Войти в режим «Настройка списка отчетов» так, как было описано выше.
- Встать курсором на ненужный отчет
- На панели инструментов выбрать функцию «Удалить»
Ненужный отчет будет исключен из списка у всех пользователей сразу.
Таким образом, с одной стороны - генератор отчетов программы позволяет делать любые необходимые для работы отчеты. С другой стороны – чтобы эти постоянно появляющиеся отчеты не привели к хаосу, существуют приемы фильтрации и сохранения только нужных для работы вариантов.
Каждый пользователь может определить свой список отчетов, которые будет использовать в своей дальнейшей работе.
Мы делаем все, чтобы Вам было удобно работать в системе Олимп. Используйте все предоставленные возможности.