Организация работы электронной почты в CRM-Олимп

О том, зачем нужна интеграция в CRM, и каким образом она используется на практике c любыми видам коммуникаций, мы уже упоминали ранее. Теперь мы предлагаем перейти к следующему этапу – поговорить о преимуществах интеграции CRM и почтового ящика более предметно.

В любой CRM-системе работа с почтой делится на две важные группы:

  1. Рассылки;
  2. Переписка с одним клиентом.

КАКИМИ БЫВАЮТ РАССЫЛКИ?

•Рассылки по базе клиентов

Этот метод работы с почтовыми адресами клиентов применяется сегодня очень активно. В рассылках можно:

  1. Уведомлять о сезонных скидках, акциях;
  2. Поздравлять клиентов с праздниками;
  3. Оповещать о новых услугах и товарах.

Кроме того, рассылки очень удобны для оповещения о смене физического или юридического адреса, платежных реквизитов, телефонов, режима работы и так далее.

Рассылки – это email-письма, которые направляются одновременно выбранной ранее группе получателей. К примеру, в CRM-Олимп менеджер может совершить рассылку следующим группам получателей:

  1. всей базе клиентов компании,
  2. отдельной категории покупателей, выбранной по определенному признаку (сопровождаемые, отключившиеся клиенты)
  3. поставщикам или партнерам компании.

Кроме отправки писем группе лиц, в системе очень важным средством коммуникации является переписка менеджера и клиента. На этом этапе работы менеджеры компании могут применять шаблоны или mail-напоминания, которые позволяют сэкономить время сотрудника, а также исключить человеческий фактор (забывчивость).

  • шаблоны

Шаблоны – это готовые схемы, скрипты для ведения переговоров, иными словами отработанная последовательность действий. Шаблоны-заготовки с готовым текстом ответа, которые на сегодняшний день активно применяются CRM-системах.

К примеру, клиент оформляет заказ через сайт компании и этот запрос автоматически попадает в CRM-систему Олимп. Тем временем, ответственный сотрудник, который занимается этим заказом, отправляет заказчику сформированное ранее письмо с текстом:

Благодарим за Ваш заказ, в ближайшее время с Вами свяжется наш специалист <Имя Фамилия>, который и будет вашим персональным менеджером до завершения сотрудничества. Если у Вас возникли вопросы, обращайтесь: <реквизиты компании>.

Письма-шаблоны также можно привязывать к другим событиям: оповещение о скидках и акциях, уведомление об отправке заказа, напоминание о заказанной услуге, поздравление с праздником и прочее.

  • Напоминания клиентами

Данная рассылка отправляется в ответ на то или иное событие.

•Примером напоминания для клиентов может являться смена адреса компании. Всем заказчикам, которым могут быть важны данные изменения в работе Вашей компании, отправляется напоминание от системы: «Уведомляем Вас о том, что у нас произошли небольшие перемены. Наша компания сменила адрес <новый адрес компании>. Будем рады нашей встрече в новом месте».

•Уведомление клиента о сроках погашения задолженности. Система автоматически заносит клиентов в список сделок, где отмечает просроченные сроки каждого из них. Теперь менеджеру проще видеть задолженности по сделкам и в случае чего, оповещать клиентов об этом.

О том, какие преимущества для коммуникации с клиентами присутствуют при интеграции CRM с почтой, и каким образом она используется на практике, мы выявили. Но кроме отправки писем, для любой системы продаж важным моментом является техническая сторона вопроса работы почтовых адресов.

РАЗДЕЛЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА

В CRM-Олимп применяют 2 уровня доступа:

  1. Доступ для всех. Настройка доступа к письмам всем сотрудникам, к примеру - только на уровне чтения. Для чего это нужно? Чаще всего публичный доступ организуют к входящим письмам от новых заказчиков, которые попадают в корпоративный почтовый ящик. Каждый сотрудник может зайти и почитать уведомления в этом почтовом ящике, просмотреть запросы от потенциальных заказчиков. Данный подход является частью системы работы менеджеров с лидами по принципу – «кто увидел, тот и забрал новый лид».
  2. Доступ только для ответственных лиц. В этом случае входящее письмо от клиента, с которым уже велась ранее какая-то переписка, видят только лица, ответственные за работу с ним. Обычно это персональный менеджер, который ведет проект, а также его непосредственный руководитель, который осуществляет контроль работы сотрудника.

ИНТЕГРИРУЕМЫЕ ПОЧТОВЫЕ ЯЩИКИ В CRM

Все интегрируемые ящики можно разделить на корпоративные и персональные.

  • В CRM-Олимп имеется персональный почтовый клиент.

В данном случае достаточно настроить переадресацию из личного почтового адреса специалиста, и менеджер сможет получать полноценный почтовый сервис внутри системы CRM-Олимп. Персональные ящики доступны только самому сотруднику. Сотрудник также может сделать видимыми для всех некоторые письма персонального ящика, прикрепленные к сделкам.

  • Корпоративный потовый адрес

Корпоративная почта — это электронная почта, которая используется специально для всей компании. Корпоративные почтовые ящики доступны для всех сотрудников с соответствующими правами. Подключать корпоративные ящики может только администратор.

Существует также множество других факторов, которые делают связь Email и CRM еще более популярным решением в работе с клиентами. Именно поэтому важно, чтобы данная коммуникация была проработана до мелочей и подходила именно Вам. В этом вопросе Вам поможет CRM-Олимп.

Интеграция Email и CRM – это актуальная на сегодняшний день задача. Данный подход повысит качество работы с клиентом: позволит увеличить эффективность работы и снизит нагрузку сотрудников при помощи автоответов и различных автоматических рассылок

Назад