Какой вид ЭП пригодится и как ее получить?

С постепенным развитием электронного документооборота уже совсем скоро без электронной подписи кадровикам будет не обойтись. Уже на данный момент существуют некоторые документы, с которыми специалисты могут, а иногда и должны работать в электронном виде. К примеру, отчетность в службу занятости, Росстат и ПФР. И усписок таких документов уже совсем скоро будет значительно увеличиваться.

Исходя из этих изменеий, цифровая подпись на данный момент на слуху — многие современные организации уже перешли на электронный документооборот, да и в повседневной жизни каждый из нас все чаще начинает сталкиваться с данным термином. Стоит отметить, что для тех, кто только начинает ее использовать, стоит разобраться в ряде моментов: что она из себя представляет, а главное какие моменты в работе с ней необходимо учесть.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ЭП?

Основная задача цифровой подписи — идентификация лица, подписавшего электронный вид документа, и полноценная замена собственноручной подписи. Иными словами, электронная подпись (ЭП) — то же самое, что обычная подпись, но в цифровом виде. Именно поэтому, она приравнивается к бумажному оригиналу документа.

Данная подпись может понадобиться тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность или получать услуги в интернете.

  • Передача электронных налоговых деклараций в ИФНС.
  • Оформление электронных заявок на патенты, сделки с собственностью и др.
  • Участие в торгах используя подписи заявок на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.
  • Подпись документов в системе дистанционного банковского обслуживания.
  • Подписи служебных электронных документов внутри организации.
  • Регистрация онлайн сделок.
  • Оформление трудовых отношений с удаленным сотрудником.

Данные операции при обмене электронными документами призваны облегчить жизнь работникам служб — экономить время и обеспечить удаленный доступ к получению необходимых услуг.

ВИДЫ ЭП И ИХ ОТЛИЧИЯ

В законе прописано несколько видов ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

  • Простая электронная подпись самая доступная. Это логин и пароль, которые подтверждают, что пользователь авторизовался в системе.

К примеру, с помощью данной подписи Вы используете внутренний документооборот организации (пользователь системы Олимп заходит в программу при помощи логина и пароля) и подписываете служебные письма в системе Олимп.

  • Неквалифицированная цифровая подпись создана с помощью средств шифрования (специальная программа, которая имеет сертификат ФСБ). Подделать подпись, разработанной с помощью такой программы является почти невозможным.

Такую подпись используют в электронном документообороте. Ей подписывают договоры, контракты и отчеты.

  • Квалифицированная ЭП — самый надежный вид электронной подписи. Ее выдают в удостоверяющем центре, иными словами в организации уполномоченной выдавать цифровые подписи и осуществлять услуги по криптозащите информации. Эта подпись проходит сертификацию ФСБ и аккредитацию у Минкомсвязи, а также имеет вес доверия в государственных органах.

Два важных преимущества данного вида.

  1. Взломать квалифицированную подпись практически невозможно — это потребует слишком больших вычислительных ресурсов.
  2. Ее можно использовать в любых операциях с электронными документами. Ей доверяют арбитражный суд и налоговая служба, поэтому чаще всего ей подписывают электронные счета-фактуры, налоговые декларации и договоры.

МОЖНО ЛИ ПЕРЕДАТЬ ПОДПИСЬ ДРУГОМУ ЛИЦУ?

С точки зрения теории это вполне возможно. Однако по закону, Вы не должны допускать попадания Вашей ЭП в чужие руки (без личного согласия). Так или иначе, ответственность за подписанный документ будет нести владелец подписи.

КАК ПРОВЕРИТЬ ПОДЛИННОСТЬ ПОДПИСИ?

Для того, чтобы проверить подлинность электронной подписи можно воспользоваться любым из следующих бесплатных сервисов:

  • Портал «Криптопро».
  • Сайт госуслуг.
  • Сервис «Контур-крипто».

КАК ПОДПИСАТЬ ДОКУМЕНТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ?

Разумеется, пользователь электронной подписи не всегда может разбираться во всех тонкостях работы с ее использованием – именно для этого нужна система Олимп.

При использовании ЭП в системе Олимп, можно оперативно и гарантированно заверять электронный документ – при этом такая подпись будет надежно защищена от любых подделок. Более подробная информация о возможностях ЭП в системе Олимп представлена в нашей предыдущей статье - http://olimp.best/blog/1149

Делайте свою работу с зашифрованными файлами простой, наглядной и удобной вместе с Олимп.