РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП

Довольно часто в делопроизводстве организации используются штампы, которые формально заменяют в бумажном делопроизводстве рукописные записи в повторяющихся однотипных ситуациях. К примеру, это может быть регистрационный штамп, содержащий поля для указания даты поступления и индекса входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ и фиксирует время выполнения какой-либо операции (начало отсчета срока исполнения).

Тем временем, многим организациям при переходе на электронный документооборот бывает трудно отказаться от привычного и видимого на документе регистрационного штампа. Встречаются ситуации, когда при работающей системе электронного документооборота, делопроизводители распечатывают полученные электронные документы только для того, чтобы поставить на документе регистрационный штамп. Затем вписывают в него номер и дату из СЭД, сканируют документ и прикрепляют в систему электронного документооборота...

Для исключения такой сложной схемы работы делопроизводителей в системе Олимп реализована возможность автоматической установки регистрационного штампа на документах формата PDF.

НАСТРОЙКА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА В СИСТЕМЕ ОЛИМП

Система электронного документооборота Олимп сохраняет принцип присвоения документам регистрационного номера. Теперь система Олимп может сама ставить штамп на документе с номером и датой регистрации.

Для создания регистрационного штампа достаточно выбрать типы документов, на которых необходимо проставлять штамп, определить вид штампа и его особенности такие как: цвет, расположение, содержимое полей и др.

При данной настройке во время регистрации на электронном образе документа отобразится штамп с заполненными полями: регистрационный номер и дата регистрации.

Настройка ведется в модуле Администрирование => Сервис, пункт меню «Настройка» => Виды штампов в документах PDF (категория штампа - Регистрация).

Привязка к типу документа осуществляется в пункте меню Справочники => Классификация => Типы документов (модуль Документооборот).

ПРЕИМУЩЕСТВА В РАБОТЕ

Штамп может быть выбран из списка предопределенных или создан пользователем самостоятельно. Регистрационный штамп получает информацию из вкладки «Вид штампа в документах PDF», что позволяет сотруднику самостоятельно менять имеющиеся атрибуты. Таким образом, любая организация может самостоятельно настроить внешний вид штампа и набор его атрибутов для каждого вида документа в соответствии со своими требованиями: начиная от количества строк, цвета, размера, расположения и заканчивая их содержимым.

Система Олимп - универсальный продукт, который легко настраивается под индивидуальные потребности каждого пользователя, как внутри компании, так и для всего предприятия в целом.