Цифровая трансформация - квест или путешествие?

Консалтинговая компания Strategy Partners провела опрос руководителей и топ-менеджеров ста производственных предприятий. Целью этой работы было выяснение готовности российского бизнеса к цифровой трансформации. Итоги опроса заставляют задуматься.

Аналитики выяснили, что только у 4% российских компаний есть стратегия цифровой трансформации, при этом 91% используют устаревшую и в большей степени не автоматизированную бизнес-модель.

Говоря о причинах отставания, представители компаний сослались на недостаток знаний о технологиях. Кроме того, 26% опрошенных не понимают, как инновации могут способствовать развитию бизнеса. Авторы исследования считают, что переход к новым бизнес-моделям неизбежен, а для тех, кто не спешит трансформироваться в условиях четвертой индустриальной революции, высоки риски полностью потерять бизнес.

Вывод из сказанного выше напрашивается один – двигаться по пути цифровой трансформации необходимо. А для того, чтобы этот путь привел к результату, необходим опытный проводник. В роли проводника должна выступать команда профессионалов по внедрению информационных технологий по всем направлениям деятельности предприятия. Они продумают и предложат план проведения проекта автоматизации с учетом установленных целей и сформулированных задач.

Наша компания имеет огромный опыт в цифровой трансформации компаний разного масштаба. За 20 лет работы нами реализовано свыше 500 удачных проектов автоматизации. Мы выработали шаги, которые гарантируют успешность каждого проекта автоматизации.

Шаг 1. Организация проекта внедрения
На данном этапе совместно с Заказчиком мы формулируем задачи по переходу к автоматизированной системе Олимп, что снижает нагрузку на ответственного со стороны Заказчика.
В этот момент поставляется программное обеспечение, определяются ответственные, оформляются организационно распорядительные документы.

Шаг 2. Обследование бизнес-процессов компании и моделирование будущего порядка работы в автоматизированной системе
Обследование позволяет формализовать процессы работы с документами, увидеть неэффективные сегменты. Формализация процесса предусматривает создание общего текстового описания, определение списка участников, их обязанностей и полномочий, описание прядка и условий передачи документов, а также для сложных процессов формирование блок схем в виде BPMN модели.
Это очень важный этап, он позволяет избежать ошибок и рисков внедрения. В процессе моделирования выполняется настройка системы, определяются права и роли участников процессов. Моделирование позволяет Заказчику увидеть автоматизированный процесс в деталях, еще до заключения договора на автоматизацию. Оценить необходимость внедрения и сопоставить выгоды и затраты.
Для многих Заказчиков данный процесс представляется чем-то лишним, не выгодным. Но это только из-за неосведомленности о ходе работ на данном этапе. Моделирование – это гарантия получения ожидаемого результата. На этапе обследования Заказчик уже имеет возможность оценить будущую модель работы, а при необходимости скорректировать её ещё до ввода в эксплуатацию.

Шаг 3. Составление проекта, технического задания

Чтобы автоматизация прошла успешно и в короткие сроки необходимо иметь план цифровой трансформации. План - это детальный перечень работ, позволяющий наглядно увидеть результат и сроки, в которые он будет достигнут. План строится нашими специалистами на основе проведенного предпроектного обследования. Он состоит из этапов и перечня работ, входящих в эти этапы. По каждой работе рассчитываются трудозатраты и соответственно срок их выполнения в рабочих днях. Для примера приведем раскладку первого этапа плана на внедрение системы электронного документооборота Олимп:

Выполняемая работа Ответственный Срок выполнения
1. Настройка системы Олимп
   
1.1. Формирование списка пользователей системы с указанием роли в СЭД. Исполнитель 17.07.19
1.2. Внесение структуры организации. Исполнитель 12.07.19
1.3. Формирование списка мест регистрации и журналов регистрации документов. Исполнитель 16.07.19
1.4. Разработка процедуры закачки данных о сотрудниках и должностях из внешнего файла. Исполнитель 12.07.19
1.5. Подготовка проекта приказа о проведении внедрения СЭД Олимп на предприятии. Заказчик 12.07.19
1.6. Формирование, согласование и подписание приказа о проведении работ по внедрению СЭД Олимп. Заказчик 19.07.19
1.7. Предоставление файла со списком сотрудников и должностей для закачивания. Заказчик 16.07.19
1.8. Внесение данных о сотрудниках и пользователях системы. Исполнитель 19.07.19
1.9. Подготовка паспорта проекта. Исполнитель 17.07.19
1.10. Проведение организационного совещания Исполнитель/ Заказчик 19.07.19
2. Настройка бизнес-логики системы Олимп
   

Шаг 4. Настройка информационной системы в соответствии со спецификой предприятия
На данном этапе мы выполняем:

  • Начальное заполнение данных;
  • Разграничение прав на функционал системы для сотрудников;
  • Настройка алгоритмов расчетов, создание необходимых отчетов;
  • Документирование

Пример перечня работ этого этапа как раз приведен в таблице выше.

Шаг 5. Подготовка и обучение специалистов
Сотрудники компании при начале внедрения должны знать, что от них требуется, чтобы не задерживать выполнение работы. Также администраторы и разработчики компании должны начать разбираться в информационной системе.
Мы проводим обучение в группах с практическими примерами для выработки навыков по специально подготовленной программе.
Это позволяет в минимальные сроки максимальному количеству сотрудников начать компетентно использовать систему Олимп.

Шаг 6. Тестирование и приемо-сдаточные испытания информационной системы
На этом этапе могут обнаружиться проблемы настройки в разрезе бизнес-процессов или необходимость в новых отчетах. Мы фиксируем все пожелания к работе программы и организации процессов, реализуем данные пожелания в кратчайшие сроки.

Шаг 7. Опытная эксплуатация с реальными данными
Чаще всего на этом этапе многие сотрудники компании выполняют больше работы. Им приходится не только работать, как раньше, но и отражать свои действия в информационной системе.
Конечным результатом станет совпадение данных информационной системы с реальным положением дел.

Шаг 8. Промышленная эксплуатация
На этом этапе осуществляется переход сотрудников на полноценную работу в информационной системе. Мы организуем техническую и информационную поддержка пользователей.

Шаг 9. Завершение проекта
Корпоративная информационная система запущена на предприятии. Основным результатом этапа являются подписанные должностные инструкции, разграничение обязанностей подразделений и их взаимодействия.

Цифровая трансформация – это трудный путь к внедрению инновационной культуры в компании. Пройти его проще с информационной системой Олимп и нашей командой аналитиков, программистов, консультантов.