Цифровизация процессов эксплуатации медицинских изделий

  1. УЧЕТ И ЭКПЛУАТАЦИЯ МЕДИЦИНСКИХ ИЗДЕЛИЙ И СРЕДСТВ ИЗМЕРЕНИЙ 3
  2. МЕТРОЛОГИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ СРЕДСТВ ИЗМЕРЕНИЙ 4
  3. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ 5
  4. ФОРМУЛЯР НА МЕДИЦИНСКОЕ ИЗДЕЛИЕ 7

Порядка десяти лет я работаю в сфере автоматизации медицинских учреждений и всё это время наблюдаю интересный факт: с каждым годом в больницах становится все больше различных медицинских информационных систем – электронные карты пациентов, бухгалтерские, кадровые, закупочные, электронный документооборот, CRM системы и другие. Но практически ни в одном учреждении нет программ для автоматизации одного из самых значимых направлений – это эксплуатация и обслуживание медицинских изделий (МИ).

Сегодня высокотехнологичное медицинское оборудование стало вторым по значимости ресурсом после персонала. От его работоспособности зависит жизнь и здоровье пациентов. Этот ресурс требует грамотно выстроенного управления, которое базируется на актуальной информации о составе ресурса и его качестве. 

В последние годы вступил в действие ряд национальных стандартов ГОСТ Р 59730-2021, ГОСТ Р 58451-2019, ГОСТ Р 58450-2019, ГОСТ Р 57501-2017 и др., в которых сформулированы общие требования к учету, эксплуатации и техническому обслуживанию медицинских изделий и средств измерений. Эти стандарты становятся основанием для контроля работы медицинских учреждений различными проверяющими органами. Неисполнение положений стандартов влечет наказание. В связи с отсутствием системы автоматизации процессов эксплуатации и обслуживания оборудования медицинские учреждения могут допускать нарушения положений регламентирующих документов. При наличии профессиональной автоматизированной системы, которая отвечает всем требованиям нормативных актов, этих проблем можно избежать. Как, расскажу на примере специализированной медицинской информационной системы ТОРО Олимп для медицинских организаций.

МИС ТОРО Олимп автоматизирует три основных процесса:

  • Эксплуатация оборудования;
  • Обслуживание медицинских изделий;
  • Метрологическое сопровождение средств измерений.

Основой автоматизации процессов эксплуатации и обслуживания медицинских изделий является функциональный электронный список всего оборудования.

УЧЕТ И ЭКПЛУАТАЦИЯ МЕДИЦИНСКИХ ИЗДЕЛИЙ И СРЕДСТВ ИЗМЕРЕНИЙ

Список изделий и средств измерений может быть загружен в МИС автоматически из имеющегося Excel файла либо внесен вручную путем заполнения карточки оборудования.

В процессе эксплуатации каждая единица оборудования наполняется новой информацией, которая отображается на закладках:

  • Основные сведения;
  • Замененные материалы;
  • Файлы;
  • Сведения об эксплуатации (наработка, смены, применения);
  • Заявки на обслуживание;
  • Заключенные контракты;
  • Выполненные обслуживания;
  • Поверки.

Сведения на закладках появляются автоматически в тот момент, когда каждый пользователь системы выполняет свою часть работы. Например, когда старшая медицинская сестра внесла в программу информацию о наработках, а инженер сформировал акт выполненного обслуживания. В этот момент на соответствующей закладке у изделия появляется новая информация. Список оборудования становится информационной базой с историей эксплуатации каждой единицы (даты обслуживания, выполненные работы, замены расходных материалов, перемещения, место нахождения, вся необходимая информация об изделии).

Наличие программы позволит сформировать любой запрашиваемый надзорными органами список медицинских изделий с необходимыми информационными данными. Выгрузка осуществляется в любом требуемом формате (Excel, Word, PDF).

МЕТРОЛОГИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ СРЕДСТВ ИЗМЕРЕНИЙ

При создании карточки учета единицы оборудования указывается является ли оно средством измерения или содержит СИ. При наличии данных о последней поверке система подготовит график поверок.

МИС ТОРО Олимп имеет интеграцию с Федеральной Государственной Информационной Системой «АРШИН», что позволяет получать сведения о результатах поверки средств измерений автоматически.

Специалисты медицинского учреждения выполняют привычную часть своей работы, только в программе, что значительно сокращает трудоемкость за счет единого информационного пространства, один внес информацию - другие ею пользуются.

Согласно ГОСТ Р 59730-2021 п. 5.2. «Смонтированное МИ в обязательном порядке должно быть обеспечено ТО в соответствии с договором на ТО. До момента постановки на ТО МИ не считается введенным в эксплуатацию».

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ

Каждой единице оборудования в программе назначается схема обслуживания, согласно которой система автоматически формирует график обслуживания. Готовый график возможно выстроить по типам оборудования или по местам эксплуатации. При необходимости его можно напечатать.

Составление графиков обслуживания без программы – это очень трудоемкий процесс, при котором необходимо учитывать местоположение изделий, их специфику, дату, временный простой и еще множество факторов. С наличием программы все становится гораздо проще: система сама подбирает однотипное оборудование, учитывает его местоположение, хранит дату последнего обслуживания, устанавливает в график рабочие дни.

По факту выполнения работ в программе оформляются акты выполненного обслуживания. Все как в жизни, только электронно. Карточка акта имеет все регламентированные ГОСТ Р 59730-2019 сведения:

  • Данные об организации, проводившей работы;
  • Номер контракта на ТО;
  • Перечень выполненных работ;
  • Стоимость выполненных работ;
  • Дата акта;
  • Информация о лице, подтвердившем работы.

Согласно правилам, в журнале ТО должна быть сделана отметка о выполненных работах. С наличием программы данная работа упрощается тем, что отметки формируются автоматически в электронном журнале, который при необходимости можно распечатать. Журнал технического обслуживания является частью формуляра, который медицинское учреждение обязано вести на каждую единицу оборудования.

ФОРМУЛЯР НА МЕДИЦИНСКОЕ ИЗДЕЛИЕ

Письмо Росздравнадзора от 04.09.2012 № 04И-806/12 "О проведении проверок" отмечает, что Управления Росздравнадзора по субъектам Российской Федерации проверяют, в том числе, наличие формуляра на изделие медицинской техники, а также журнала эксплуатации и технического обслуживания медицинской техники (правильность ведения). В том случае, если в учреждении не ведутся формуляры, нарушаются требования ГОСТ 2.601-2013.

Все данные для заполнения формуляра вносятся в программу разными специалистами в процессе эксплуатации и обслуживания медицинских изделий. Так накапливается информация о перемещениях, часах наработки, количестве применений, отработанных сменах, датах обслуживания, видах работ, выполненных заменах. Эти данные включаются в формуляр в момент его печати. При наличии МИС ТОРО Олимп отпадает необходимость хранить печатный вариант формуляра, он в любой момент может быть распечатан.

Когда в медицинских учреждениях оборудования было считанные единицы, управлять им можно было и без всякой программы. Но сегодня, когда медицинская организация становится высокотехнологичным предприятием, насыщенным разнообразным сложным оборудованием, эксплуатировать это оборудование без современных программных средств и вычислительной техники становится просто невозможным.